Werken onder architectuur

Architectuur is de fundamentele opbouw van een systeem, bestaande uit haar componenten met onderliggende relaties en die tot hun omgeving.1 Deze definitie kan in allerlei contexten worden gebruikt. Voor havens, huizen, ketens, microchips, maar ook voor een bedrijf of organisatie; architectuur wordt bedrijfsarchitectuur. De nadruk ligt op de samenhang tussen allerlei inrichtingsaspecten van een bedrijf of organisatie. Bij informatieintensieve organisaties is bedrijfsarchitectuur zelfs een voorwaarde voor het slaan van de brug tussen business en ICT. Verbetering van de dienstverlening, vermindering van de kosten en het beheersen van de risico’s is dan mogelijk.

Wat is bedrijfsarchitectuur
Bedrijfsarchitectuur is de kunst en kunde om een integraal bedrijfsontwerp te maken. Dit wordt weergegeven in gedragsregels (~ principes) en plaatjes (~ modellen).

Principes
Er is nog geen eenduidige definitie van een principe. Er bestaan allerlei varianten: kernwaarden, bedrijfsprincipes, inrichtingsprincipes, bedrijfsregels, richtinggevende uitspraken, ontwerpkeuzes, constraints, requirements, needs, enzovoorts. In dit artikel is een principe: een ‘generiek valideerbare (gedrags)regel’; per definitie dus programma- en projectoverstijgend.

In de Nederlandse Overheid Referentie Architectuur NORA (Bayens, 2007) staan 140 (fundamentele en afgeleide) principes waaraan de elektronische overheid zou moeten voldoen. Dit geeft houvast bij het uitvoeren van projecten binnen die elektronische overheid.

Modellen en views
Een model is een representatie van een bepaald onderwerp in een kleinere schaal, vereenvoudigd en/of meer abstract. Een model levert de mogelijkheid om verschillende views (plaatjes) te maken afhankelijk van de specifieke belangen van een betreffende belanghebbende in relatie tot het onderwerp (andere viewpoints).2

Architectuurfunctie binnen een organisatie
Architectuur houdt zich bezig met het inrichten van organisaties. Niet met het zogenaamde richten (strategie, missie, visie, doelstellingen, enzovoorts). Architectuur houdt zich ook niet bezig met de uitvoering ervan, het zogenaamde verrichten. Zie figuur 1.

Figuur 1. Bedrijfsarchitectuur betreft het inrichten van een bedrijf of organisatie

De ‘echte’ architect en de bedrijfsarchitect
De ‘echte’ architect maakt binnen de opdracht van de opdrachtgever (“Maak een multifunctioneel duurzaam kantoorgebouw voor 200 mensen”) een zo goed mogelijke ontwerp. De architect kijkt naar vorm, structuur en functie. Hij/zij gebruikt hierbij de kaders uit het bestemmingsplan: “Vanwege het dichtbijgelegen treinstation mogen alle objecten slechts een beperkt aantal parkeerplaatsen hebben”. Gebruiken betekent accepteren, eventueel specificeren of ontheffing aanvragen. Vervolgens worden allerhande modellen met views gemaakt van het object. Eerst een ‘artist impression’, dan formele aangezichtstekeningen en allerlei constructietekeningen.
De bedrijfsarchitect doet niet anders. Hij/zij is zich goed bewust van de strategie en doelen van een bedrijf of organisatie en probeert dit te vertalen naar een juiste inrichting. De bedrijfsarchitect kijkt of de inrichting goed aansluit of kan gaan aansluiten op de (nieuwe) manier van werken en daarvoor nieuwe te ontwikkelen systemen.
Het lijkt misschien dat een bedrijfsarchitect andere disciplines in een bedrijf overbodig maakt. Niets is minder waar. De bedrijfsarchitect probeert de verschillende disciplines juist beter met elkaar te laten samenwerken. In figuur 2 is dit weergegeven.

Figuur 2. De bedrijfsarchitect als verbindende schakel

Betekent zo’n ‘bemoeial’ geen ongewenste verzwaring voor de organisatie? Neen, als het goed is juist een verlichting. Het betekent wel dat aan een architect naast brede inhoudelijke kennis ook hoge eisen gesteld worden aan zijn communicatieve vaardigheden; zowel naar het management als naar de specialisten.

Architectuurraamwerk
Modellen worden gemaakt om de complexiteit van de werkelijkheid beter te kunnen bevatten. Om de modellen, van belang voor de beschrijving van een bedrijfsinrichting, te kunnen rangschikken worden raamwerken gebruikt. Er zijn tal van raamwerken; een heel praktisch raamwerk is Novius Architectuur Raamwerk3 (zie figuur 3).

Figuur 3. Architectuur Raamwerk (Bayens en Tönissen, 2009)

Wat in dit raamwerk opvalt, is dat er twee niveaus van beschouwing zijn. Voor de organisatie (‘View Business’) zijn vier kolommen, of architectuurdomeinen, onderkend. Meer gedetailleerd, zijn er voor de architecten 15 subkolommen (‘View Architecten’) onderkend. De subkolom ‘services’4 of diensten is de onderliggende en verbindende factor tussen de subkolommen. Voor het maken van een bedrijfsinrichtingsplan5 (Beijen, 2003) zijn de genoemde vier kolommen voldoende, voor het uitvoeren van een afzonderlijk project moeten alle subkolommen worden doorlopen.

Referentiearchitectuur en projectstartarchitectuur
In het ideale geval heeft een bedrijf of organisatie een zogenaamde referentiearchitectuur. Dat is een projectoverstijgende en daarmee globale bedrijfsarchitectuur. De overheid heeft voor alle bestuurslagen reeds een dergelijke referentiearchitectuur: de MARIJ voor de rijksoverheid, de PETRA voor de provincies en de GEMMA voor de gemeenten. Deze zijn op hun beurt allemaal weer gebaseerd op de NORA.

Voordat men een project start, is het van belang eerst een zogenaamde projectstartarchitectuur (PSA) te maken. Hierin staat op hoofdlijnen beschreven waaraan in het project voldaan moet worden en is in het ideale geval gebaseerd op een referentiearchitectuur. Zo hoeft niet bij elk project opnieuw het wiel uitgevonden te worden. In een zogenaamde strategische dialoog wordt uitgemaakt of er inderdaad ‘onder architectuur’ gewerkt zal worden (Wagter, 2002).

Methoden, technieken, middelen en standaarden
Complexe projecten ‘in modellen vangen’ is een kunst. Dat vergt vakmanschap en een goed gevulde gereedschapskist. Gelukkig ontstaan er steeds meer geaccepteerde standaardtechnieken en wordt dit ook ondersteund met ontwerpsoftwareprogramma’s. Zowel voor de architectuur (zeg maar globaal ontwerp) als voor detail businessontwerp, het functioneel en technisch ontwerp, zijn er inmiddels zelfs open standaarden, die prima geschikt zijn om mee te ontwerpen. Als alle ontwerpen in één omgeving kunnen worden onderhouden is er ook één Single Point of Truth. Modellen, gemaakt met open standaarden hebben als groot voordeel dat deze gemakkelijk en soms zelfs elektronisch uitwisselbaar zijn.

Bij overheidsorganisaties is het volgens het actieplan Heemskerk6 sinds kort verplicht om bij ver(nieuw)bouw van systemen eerst naar oplossingen met open standaarden, en zelfs open source, te kijken vóórdat een zogenaamde ‘propriety’-oplossing mag worden gebruikt. Een belangrijke – voor een deel in Nederland ontwikkelde – open standaard om architectuur mee te beschrijven is ArchiMate® (Jonkers, 2009).7

Modellen voor processen en organisatie
Architectuur gaat voor een belangrijk deel over modellen. In figuur 4 is aangegeven hoe de samenhang van enkele architectuurconcepten eruitziet binnen de kolom ‘Processen en Organisatie’ van het architectuurraamwerk.

Figuur 4. Metamodel Processen en Organisatie

Waarom bedrijfsarchitectuur?
Veel tijd en geld in projecten gaat verloren door onduidelijke vertrekpunten. Projectmanagers zijn in een project vaak meer dan de helft van de tijd kwijt om de randvoorwaarden van het project goed ingevuld te krijgen. Bedrijfsarchitectuur dwingt om vóóraf op een structurele manier over de scope en de belangrijkste principes na te denken en deze vast te leggen. Het lijkt misschien wat overdreven om – zoals in bijgaand voorbeeld is uitgewerkt – alle concepten helemaal uit te kauwen; toch is dit essentieel voor het welslagen van een project.

Ook het voorkómen van oeverloze discussies over de te gebruiken methoden, technieken, middelen en (technische) standaarden kan enorm helpen. Mensen met kennis van de bedrijfsarchitectuur en goed opgeleid in de te gebruiken technieken (of ingehuurd met deze gewenste kwalificaties) maken het verloop van een project een stuk efficiënter en ook aangenamer.

Bedrijfsarchitectuur voor de public controller
Wat kan de controller met bedrijfsarchitectuur? Als referentiekader een aantal onderwerpen op de Dag van de Public Controller 2010.9

• Meer doen met minder middelen!
  • Kent de organisatie vergelijkbare en daarom onnodige bedrijfsfuncties; kunnen deze worden samengevoegd?
  • Zijn er meerdere applicaties voor een en dezelfde bedrijfsfunctie; zijn deze te saneren?
• Ketenregie, wat betekent dit concreet voor u?
  • Welke partijen zijn er eigenlijk bij betrokken; met welke rollen?
  • Wie voert de regie in het proces?10
• Wat móet u zelf doen en wat kunt u uitbesteden?
  • Het onderkennen van de juiste bedrijfsfuncties kan hier enorm helpen.
  • Met name ondersteunende bedrijfsfuncties zijn ‘uitbestedingsfähig’.
• Resultaten van beleid, hoe meet u dat?
  • Dit is onder meer het terrein van de managementinformatie. Als KPI’s zijn vastgesteld (principe) en de informatievoorziening in de pas loopt met de procesgegevens (principe van ‘procesmining’) kan de output worden gemeten in termen van procesefficiency (doelmatigheid) en proceseffectiviteit (doeltreffendheid). De ‘outcome’ is weer een ander verhaal.
• Wat is de visie op taken en rollen in controletoren?
  • Alle taken en rollen staan in de besturingsmatrix. Bij gebruik van de juiste procesmodellen met RASCI-notering kunnen blinde vlekken (geen functiescheiding) en grijze vlekken (wie is nu verantwoordelijk; zijn er dubbelingen in rollen) inzichtelijk worden gemaakt.

Indien de strategie van een organisatie vertaald is in toegankelijke (inrichtings)principes en modellen, hebben bovenstaande vragen een beter houvast om te worden beantwoord.

Conclusie
Bedrijfsarchitectuur is een manier om naar de inrichting van een bedrijf of organisatie te kijken. Het dwingt organisaties om bij projecten eerst goed na te denken over de te hanteren principes. En het maakt dit ook mogelijk: er zijn snel ‘praatplaten’ die de juiste discussie losmaken. Het dwingt organisaties ook om keuzes en ontwerpen goed vast te leggen.

Voor de bestuurder, toezichthouder, auditor en controller bieden de modellen van de bedrijfsarchitectuur tal van handvatten om beter te kunnen sturen en beter kunnen verantwoorden. Zijn alle noodzakelijke modellen gemaakt en de juiste relaties gelegd? Is er een eenduidig productmodel? Zijn er risico’s en maatregelen vastgelegd bij de werkprocessen? Wordt er afdoende informatie opgebouwd voor managementinformatie? Zijn alle rollen in een omgevingsmodel duidelijk en zijn zij duidelijk beschreven? Zijn alle rollen in het procesmodel onderkend voor de toekenning van juiste autorisaties? Is teruggegrepen op het referentiemodel en is bij een eventuele andere keuze ‘ontheffing’ aangevraagd en vastgelegd? Staat dit allemaal in een Single Point of Truth? Als deze vragen niet eenduidig kunnen worden beantwoord, dan zal inzicht in de doelmatigheid en doeltreffendheid van een keten of organisatie ook geen eenvoudige zaak zijn.
Een organisatie is niet van de ene op de andere dag ‘architectuurvolwassen’. Dat kunnen moeilijke en lange wegen zijn. Maar eigenlijk zijn het onontkoombare wegen; zeker in complexe situaties waarin veel met andere partijen moet worden samengewerkt en waarin de ICT een steeds belangrijkere rol krijgt. Een project laten beginnen met een projectstartarchitectuur en/of een projectarchitect inschakelen gedurende een project kan een goed begin zijn.

Drs. J.B.M. (Hans) Tönissen (h.tonissen@vdgp.nl) is bedrijfsarchitect bij Van de Geijn Partners te Houten. Hij heeft 25 jaar ervaring in projecten op het snijvlak van business en ICT; als klant en als consultant. Van de Geijn Partners (www.vdgp.nl) is een adviesbureau in Houten dat zich onder het motto ‘Innoveren en Waarmaken’ al 20 jaar bezig houdt met uitdagingen op het gebied van zorg, veiligheid, wonen, leren en administratieve lastenverlichting.

Noten
1 Definitie (verkort) volgens ANSI/ IEEE Std 1471: ISO/ IEC 42010.
2 Vrij naar TOGAF; zie noot 3.
3 Het vakgebied bedrijfsarchitectuur is beschreven in meerdere boeken. Leidend is de open standaard The Open Group Architecture Framework (TOGAF). Door de dikte en wetenschappelijke opbouw is het echter een minder toegankelijk boek. Bedrijfsarchitectuur - Werken aan een samenhangende bedrijfsinrichting (Bayens en Tönissen, 2009) is een praktische invulling en gebaseerd op TOGAF en andere raamwerken.
4 In de moderne architectuur spreekt men steeds vaker van een op Service Gerichte Architectuur (oftewel SOA: Service Oriented Architecture).
5 In een bedrijfsinrichtingplan (of BIP) is strategisch beleid (politiek, economisch, sociaal en technisch beïnvloed) vertaald naar een tactisch plan met speerpunten en projecten.
6 Zie: www.ez.nl/Actueel/Kamerbrieven/Kamerbrieven_2007/September/.
7 ArchiMate® is een geregistreerd merk van The Open Group (www.archimate.org/). UML® is een open standaard voor systeemontwerp, BPMN voor procesontwerp en SBVR voor het vastleggen van businessrules van/ ondersteund door de Open Management Group (OMG); respectievelijk www.uml.org/; www.bpmn.org/; www.omg.org/spec/SBVR/.
8 RASCI staat voor Responsible, Accountable, Supportive, Consulted, Informed.
9 Zie http://www.jaarcongrespubliccontrolling.nl/
10 Voor de eigenaardigheden van keteninformatisering wordt verwezen naar (Grijpink, 2008).
11 ‘Cijfers centraal of kind centraal’, Randstedelijke Rekenkamer, januari 2010.

Literatuur

• Bayens, G. en Tönissen, H. (2009), Bedrijfsarchitectuur - Werken aan een samenhangende bedrijfsinrichting, Van Haren Publishers.
• Bayens, G. et al (2007), Nederlandse Overheid Referentie Architectuur (NORA), ICTU, www.eoverheid. nl/atlas
• Beijen, M., Broos, E. en Lucas E. (2003), Business Informatieplanning, Kluwer.
• Grijpink, J. et al (2008), Geboeid door ketens.
• Jonkers, H., Lankhorst, M., Iacob, M-E., Proper, E. (2009), ArchiMate® 1.0 - De internationale standaard voor het modelleren van Enterprise Architecturen, www.via-nova-architectura.org
• Wagter, R. et al (2002), DYA®: Snelheid en samenhang in business- en informatiearchitectuur, Uitgeverij Tutein Nolthenius.