Benchmarken in het onderwijs

Vensters voor Verantwoording wil zelf de dialoog aangaan met belanghebbenden op basis van feiten en niet afwachten wat de media, de politiek en de buitenwacht over het onderwijs te zeggen hebben. De belangen zijn immers groot. Met ruim 900.000 leerlingen en 120.000 medewerkers is het voortgezet onderwijs een van de grootste sectoren in Nederland.
Het uitgangspunt van Vensters voor Verantwoording (kortweg Vensters) is steeds geweest om alle beschikbare data over de scholen voor voortgezet onderwijs te verzamelen, te benchmarken en te publiceren. Met de rapportages van Vensters hebben de scholen een instrument voor horizontale verantwoording naar de belanghebbenden van de school, zoals ouders, basisscholen en gemeenten.
Vensters is als project ondergebracht bij de brancheorganisatie VO-raad en heeft inmiddels alle cijfermatige informatie over scholen voor voortgezet onderwijs verzameld in één systeem. Deze informatie is afkomstig van de Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO, voorheen CFI), Onderwijsinspectie en van de scholen zelf. Het unieke van Vensters is de benchmark van de resultaten, een vergelijking met landelijke gemiddelden van alle VO-scholen in Nederland. In Vensters kunnen scholen ook een toelichting geven op gepubliceerde cijfers en feiten. Het resultaat is een genuanceerd, compleet en actueel beeld van het onderwijs.
Meer dan 93 procent van de scholen in het voortgezet onderwijs neemt vrijwillig deel aan Vensters. Van die scholen heeft twee derde alle gegevens al ingevoerd. Deze deelnamecijfers worden als een groot succes gezien. De hoge deelnamecijfers hebben te maken met eigenaarschap. In de communicatiestrategie is ‘bouwen op vertrouwen’ het uitgangspunt geweest, waarbij scholen vanaf het prille begin betrokken zijn bij de ontwikkeling en de uitvoering. Uit reacties van de deelnemende scholen blijkt dat het eigenaarschap sterk wordt gevoeld. Vensters is van, voor en door de scholen. Het succes kan dan ook verklaard worden door het eenvoudige gegeven dat dit project de scholen uiteindelijk meer oplevert dan het kost aan mensen en middelen. In dit artikel volgt een nadere toelichting van wat Vensters te bieden heeft aan scholen. Daarbij is het wel belangrijk aan te geven dat dit instrument voor horizontale verantwoording, juist door de intensieve samenwerking met de scholen, zich ook ontwikkeld heeft tot een belangrijk instrument voor de interne kwaliteitszorg op scholen.
In de visie van Vensters liggen de domeinen ‘kwaliteitszorg’ en ‘verantwoording’ in elkaars verlengde. Met de uitgebreide set aan data en de diversiteit aan doelgroepen werkt Vensters vanuit het beleid dat meerdere doelgroepen vanuit één bron worden bediend met een instrumentarium dat op deze doelgroep is toegesneden.

Managementinformatie
De ervaring leert dat de waardering voor Vensters groeit naarmate het vullen van de indicatoren op andere gebieden minder werkdruk oplevert. Met de Onderwijsinspectie wordt uitstekend samengewerkt en is inmiddels afgesproken dat scholen de informatie uit Vensters niet meer apart hoeven aan te leveren bij de inspectie. Scholen die hun indicatoren gevuld hebben, zullen ook minder worden bevraagd door de inspectie. Op basis van de informatie uit het systeem, kunnen scholen via Vensters nu al een ruwe versie van het wettelijk verplichte jaarverslag genereren. De ambitie is dit uit te bouwen naar een volwaardige tool, waarbij scholen eenvoudig de gegevens kunnen verzamelen, verwerken en verzenden.
Naast een rapportage op de eigen website krijgen de VO-scholen die deelnemen aan Vensters de beschikking over een managementinformatiesysteem, het zogeheten ManagementVenster, met gedetailleerde informatie over eigen schoolprestaties en een vergelijking met landelijke gemiddelden (benchmark) en percentielscores.
Het ManagementVenster bevat de meest actuele opbrengstgegevens van de school en het bestuur. Het geeft trends weer in de onderwijskwaliteit, biedt de mogelijkheid om nader onderzoek tot op vakniveau te verrichten en biedt verschillende benchmarkmogelijkheden. Het ManagementVenster biedt een flink aantal snel te genereren rapportages en analysemogelijkheden:
Schoolniveau:

1. Schoolprofiel. Met een overzicht van de doorstroom onder-/bovenbouw, slaagpercentage, verschil SE-CE en het gemiddeld examencijfer.
2. Benchmark slaagpercentage. De resultaten van het meest actuele jaar, vergeleken met zes vaste benchmarkgroepen (tot op vakniveau).
3. AnalyseVenster. Een interactief programma met data van de school en gegevens van alle benchmarkgroepen, per vak, per onderwijssoort en per jaar. Het gaat om de volgende indicatoren: slaagpercentage, gemiddeld cijfer centraal examen, verschil SE-CE, voorlopige examenresultaten 2010/2011.
4. Voorlopige examencijfers in beeld. Een overzicht van de voorlopige examencijfers, weergegeven in een aantal grafieken en tabellen.
   
   Bestuursniveau:
5. Bestuursprofiel. Gegevens en trends over meerdere jaren voor de thema’s onderwijskwaliteit, aantal leerlingen, marktaandeel en financiën.
6. Schoolprofielen bestuur. De resultaten van de centrale indicatoren over meerdere jaren, voor alle scholen van het bestuur, inclusief interne benchmark.
7. Benchmark slaagpercentage bestuur. Het slaagpercentage van de scholen van het bestuur, vergeleken met het gemiddelde van de instelling, bestuur en landelijke vergelijkingsgroep.
8. AnalyseVenster. Een interactief programma met data van alle scholen van een bestuur en gegevens van alle benchmarkgroepen, per vak, per onderwijssoort en per jaar.

Voorlopige examenresultaten
In het ManagementVenster kunnen scholen al begin september beschikken over de voorlopige examenresultaten van het voorbije jaar. Dat is voor de scholen een enorm winstpunt, want de officiële examencijfers van de Onderwijsinspectie komen pas in maart. Dan is het examen alweer in zicht en zijn er maar weinig verbeteracties meer mogelijk. Vensters wordt door zowel de scholen als door de overheid zeer gewaardeerd om deze forse kwaliteitsimpuls.
Een andere service die aan scholen wordt geboden is een ‘prognose’ voor de examens van schooljaar 2011-2012, waarin de nieuwe slaag/zak-regelgeving van kracht wordt. De prognose is berekend met behulp van de voorlopige examenresultaten van schooljaar 2010/2011. Op basis van die cijfers berekent Vensters wat de gevolgen zijn van de nieuwe exameneisen die de komende twee jaar ingaan.
Daaruit blijkt bijvoorbeeld dat ruim 18.000 extra leerlingen in het voortgezet onderwijs hun diploma niet zouden hebben gehaald als de nieuwe exameneisen in het afgelopen schooljaar al van kracht waren geweest. Onder de meisjes vallen de hardste klappen, ruim 11.000 extra meisjes zouden hun diploma niet gehaald hebben, tegenover 7.000 jongens. Ook de meest zwakke leerlingen worden getroffen: onder de lwoo-leerlingen¹ daalt het slagingspercentage fors, waardoor een op de drie lwoo-leerlingen dreigt te zakken.
Met deze prognoses wil Vensters scholen ondersteunen in de voorbereidingen op de nieuwe examenregelingen. Daarom zijn de prognoses uitgewerkt tot op schoolniveau. Scholen die deelnemen aan het project Vensters en hun resultaten gepubliceerd hebben op de website http://www.schoolvo.nl krijgen toegang tot de prognoses. Daarin vinden zij terug hoeveel van de examenkandidaten die dit jaar slaagden, met de nieuwe regeling gezakt zou zijn. Daarbij wordt een uitsplitsing gemaakt naar schoolsoort en naar regeling (kernvakken voldoende, gemiddeld CE-cijfer voldoende). Ook wordt voor de kernvakken aangegeven waar de klappen vallen. Scholen kunnen zelf nog een uitsplitsing maken naar lwoo/niet-lwoo, en naar jongen/meisje.

Voorlopige examenresultaten

Schoolkompas
Voor leerlingen van groep 8 van de basisschool en hun ouders heeft Vensters de website www.schoolkompas.nl ontwikkeld. In november gaat deze website als pilot voor Amsterdam van start en komt een bèta-versie beschikbaar voor de rest van Nederland. Met Schoolkompas kunnen de toekomstige brugklassers eenvoudig de school of scholen kiezen die hen past. Schoolkompas schotelt de basisschoolleerlingen niet ‘dé ideale school’ of ‘beste keus’ voor, maar helpt de leerlingen met het maken van een eerste selectie van scholen die ze zeker willen bezoeken.

Rapportage raad van toezicht
Vensters is ook een hulpmiddel voor interne verticale verantwoording. Samen met een aantal bestuurders en toezichthouders is door medewerkers van Vensters nagedacht over inhoudelijke verantwoording van het bestuur aan de interne toezichthouder. Dit heeft een goed beeld opgeleverd van minimaal gewenste verantwoordingsinformatie op het gebied van onderwijsopbrengsten en enkele andere verantwoordingsindicatoren, zoals financiën en personeel. In veel onderwijsorganisaties in het voortgezet onderwijs is het raad-van-toezichtmodel ingevoerd, waarmee de sinds begin dit schooljaar 2011/2012 verplichte scheiding tussen bestuur en toezicht vorm werd gegeven. De Wet op het voortgezet onderwijs zegt dat het bevoegd gezag niet aan haar wettelijke opdracht voldoet als de leerresultaten ernstig of langdurig tekortschieten.
Met de bestuurders en toezichthouders is een format ontwikkeld waarin kort en bondig een overzicht kan worden gegeven van de vraag van de toezichthouder en de interpretatie, uitwerking en resultaten van het bestuur c.q. directie. In het format zijn waar mogelijk de geldende kaders en normen verwerkt, bijvoorbeeld van de Commissie Don bij de indicator ‘Financiën’ en van de Onderwijsinspectie bij ‘Resultaten’. Uiteraard kunnen de toezichthouders aan de hand van de benchmark en de percentielscores zien hoe de resultaten zich verhouden tot die van vergelijkbare scholen.

Financieel jaarverslag
Een van de indicatoren van Vensters is de financiële indicator met gegevens op bestuursniveau over solvabiliteit, rentabiliteit, weerstandsvermogen en het budget per leerling. Uit evaluatie van de scholen is gebleken dat er behoefte is aan een specifiek venster voor het schoolbestuur. Er worden nu ideeën ontwikkeld voor een zogeheten BestuursVenster, waarin gegevens verzameld en getoond gaan worden op bestuursniveau voor het financieel jaarverslag.
Het jaarverslag van een bestuur in het voortgezet onderwijs is de afgelopen jaren aan het veranderen van een louter financieel document ten behoeve van OCW naar een verslag met een omvangrijke financiële paragraaf en een aantal teksten, waarin wordt ingegaan op de ontwikkelingen in het afgelopen kalenderjaar.
Het formele, financiële gedeelte van het jaarverslag kent een strak voorgeschreven format waarin voor het bestuur niets te veranderen valt, maar waar de (getotaliseerde) informatie van de twintig indicatoren uit Vensters (zie kader) een hele goede uitbreiding vormt. Denk hierbij aan de scholen, opleidingen, leerlingaantallen, slagingspercentages, doorstroomcijfers, etc. Dit vormt het verslag dat wordt aangeboden aan de raad van toezicht, de accountant, de GmR en uiteindelijk aan het ministerie van Onderwijs en andere instanties waaraan formeel verantwoording moet worden afgelegd, zoals de inspectie.

Het proces om te komen tot dit jaarverslag is elk jaar voor elk van de ruim 350 actieve VO-besturen een behoorlijk intensief traject. Voor 1 juli dient het verslag van het jaar ervoor beschikbaar te zijn voor de verticale verantwoording. Inclusief accountantsverklaring en alle nodige toelichtingen op de cijfers. Vensters wil de besturen hierbij ondersteunen.
Door slim gebruik te maken van de keten en hierbij XBRL² als uitwisseltaal te hanteren wil Vensters een pilot starten waarbij de gehele keten van bestuur, administratiekantoor, DUO en Vensters een rol spelen. Door gebruik te maken van de door de overheid aangereikte bouwstenen kan een versnelling in dit traject plaatsvinden waarmee de kosten en inspanningen van de besturen (en scholen) verlaagd worden. Deze manier van werken helpt besturen enorm met het digitaal publiceren van hun jaarverslag, op termijn kan het zelfs leiden tot het verdwijnen van het papieren jaarverslag.
Een belangrijke driver achter deze pilot is het verminderen van de administratiedruk voor de scholen. Daarnaast kan een substantiële besparing worden gerealiseerd indien de volledige keten zich aanpast aan het gebruik van standaarden (XBRL) en de daarvoor geschikte bouwstenen voor gegevensuitwisseling (Digipoort). Bijkomend voordeel is een transparante overheid: financiële gegevens kunnen hiermee een half jaar eerder via Vensters getoond worden en zijn ook betrouwbaarder doordat de gegevens nog maar één keer ingevoerd hoeven te worden. De VO-sector krijgt op deze manier een stuk meer grip op zijn eigen gegevens en de tijdige beschikbaarheid ervan.

Het managementVenster helpt de scholen en besturen om trends te signaleren, afwijkingen te verklaren t.o.v. de benchmark en te vergelijken met gelijkwaardige besturen. Vensters is van plan actief te participeren in de lopende XBRL-pilot die momenteel al in gang is gezet en door OCW (in samenwerking met DuO) wordt aangestuurd.

Noud Cornelissen werkt sinds 2008 als senior communicatieadviseur voor het project Vensters voor Verantwoording. Cornelissen Communicatie is zijn adviesbureau.
Ir. Jan Willem van Veen werkt als ICT architect voor het project Vensters voor Verantwoording. Van Veen is principal consultant bij archiXL.

Noten
¹ LWOO = leerwegondersteunend onderwijs. Een leerling kan op basis van een indicatie extra ondersteuning krijgen om een diploma te halen.
² XBRL (eXtensible Business Reporting Language) is een op XML gebaseerde (internationale) digitale standaard, die economische subjecten (overheden, bedrijven, instellingen, toezichthouders, banken e.d.) in staat stelt om zowel intern als extern, op een dynamische en eenduidige wijze, fi nanciële gegevens te communiceren.