Macedonië neemt kijkje in Nederlandse PIFC-keuken

Als een taxibus voor de deur van ProRail in Utrecht tot stilstand is gekomen, stapt een groep uit van zeven gasten. Het is de helft van het gezelschap. Nadat de complete groep een dag bij MinFin heeft doorgebracht om zich te laten voorlichten hoe PIFC in Nederland functioneert, verdeelt de groep zich over diverse uitvoeringsorganisaties. De ene helft maakt vandaag kennis met een justitiële inrichting. Onder de delegatieleden die ProRail bezoeken is de Nederlandse Joyce Teunissen, in het verleden auditor en programmamanager Innovatie bij ProRail, nu PIFC-projectcoördinator in Skopje. Twee jaar lang woont en werkt ze in Skopje om vanuit het Macedonische MinFin dit implementatieproject te begeleiden. “Inmiddels is dit het tweede Twinningproject in Macedonië. Van 2007 tot 2009 heeft Nederland geholpen bij het schrijven van financiële regels, wetten en manuals en bij de eerste trainingen voor financieel management en audit. In juni 2009 is daar de nieuwe PIFC-wet van kracht geworden. Ze weten hoe het moet. Nu komt het aan op de implementatie”, zo vertelt ze. Teunissen bereidt in Skopje de trainingen voor. Bijna wekelijks komen zo’n vijftig tot honderd financiële vakmensen van 65 nationale en lokale publieke instellingen bij elkaar voor een of meer dagen training. Daarvoor worden experts door de Rijksacademie in samenwerking met VNG International in Den Haag naar Macedonië uitgezonden. Uit de trainingsdeelnemers is dit gezelschap voor de studiereis geselecteerd door de eigen minister van Financiën. Zij zijn sleutelfiguren die hun ervaringen kunnen uitdragen.

Onafhankelijkheid
De Macedoniërs die het markante ProRail-gebouw van architect van Heukelom uit de school van Berlage binnenstappen zijn voor het merendeel vrouwen. Dat is in de parallelgroep niet anders. Het is tekenend voor de overheid van Macedonië. De groep wordt ontvangen en rondgeleid door Dorien Rookmaker, die bij ProRail risicomanagement en compliance onder haar hoede heeft. Haar Engels wordt door tolk Natalija Dimitrovska simultaan vertaald in het Macedonisch. De interesse tijdens de studiereis gaat uit naar tal van onderwerpen: het beleggen van budgetverantwoordelijkheden, de structuur van de financiële discipline, interne audit en risicomanagement. Dat maakt de werkbezoeken vraaggericht. De eerste afspraak bij ProRail is met CFO Erik Steeghs. De groep is vooral benieuwd hoe het budget van ProRail is opgebouwd en hoe de onafhankelijkheid van audit is gewaarborgd als het bij financiën is ondergebracht en ook nog gekoppeld is aan de lijn. Sinds de PIFC-wet in Macedonië in werking is getreden, moeten alle (semi)publieke organisaties een interne auditafdeling inrichten.
Steeghs legt de koppeling tussen audit op corporate niveau en in de lijn. En dat het accent van monitoring niet alleen op het budget ligt, maar ook op de prestaties van de organisatie. De ambities van de organisatie worden op elk niveau van de organisatie vertaald in verwachte prestaties. Kwartaalrapportages laten zien of de organisatie op schema ligt. De link tussen audit en de organisatiestrategie is gelegd.

Aanbevelingen
Als de Macedoniërs daarna de auditafdeling zelf ontmoeten, stellen ze hun onafhankelijkheidsvraag opnieuw. Want juist in het contact tussen auditor en manager wordt het spannend. De ProRail-auditors zetten de onafhankelijkheid in het perspectief van de checks & balances. Evaluaties vinden plaats in het bijzijn van de CEO en er is een eigen, rechtstreekse verbinding met de raad van toezicht. In de daarop volgende discussie over auditaanbevelingen blijkt het cultuurverschil. Aanbevelingen liggen in Macedonië erg gevoelig. Nikolina Demiska, assistent PIFC bij MinFin: “Wij geven een manager alleen een hint en geven een richting voor verbetering aan. Maar héél globaal!” Ze is bang dat wanneer auditors specifiek worden in de aanbevelingen, deze op de stoel van de manager gaan zitten. Dat wordt niet getolereerd in de Macedonische hiërarchische organisatiecultuur. De delegatie is verrast over de brede scoop van Nederlandse audit. De expertise hiervoor is bij specialiseerde auditors ondergebracht of wordt extern ingehuurd. Nikolina: “Jullie zijn een kleine afdeling op een organisatie van 4.000 medewerkers. Moet audit niet meegroeien met de omvang van de organisatie?” Dat blijkt niet het geval. De ProRailafdeling is wel opgelucht dat audit niet wordt gekort bij de volgende bezuinigingsslag.

Heatmap
De grootste aandacht van de delegatie bij ProRail gaat uit naar risicomanagement en concrete tools om die te monitoren. “We hebben risicomanage- 23 TPC JUNI 2012 ment in onze regels en wetten staan, maar hoe richt je dat nu in?” Op weg naar de presentatieruimte toont Dorien Rookmaker en passant het risicoregister op het computersysteem zoals dat door de gehele organisatie wordt gebruikt. Dan betrekt ze de delegatie bij een case. De groep kruipt in de huid van bestuurder en moet een top 10 van risico’s beoordelen voor hun eigen organisatie. Wegvallen van financiën (budget) staat hoog op het lijstje risico’s. Evenals onvoldoende gekwalificeerd personeel. En het ontbreken van informatie. Of verkeerde informatie aan de politiek. Kunnen zij de mate van waarschijnlijkheid van zo’n risico voor hun organisatie inschatten? En wat is de impact ervan? Met een heatmap als risicoprofiel voor zich en stemkastjes in de hand beoordelen ze de belangrijkste risico’s. In het geval van het wegvallen van het budget zijn zij vrij unaniem. Op andere vlakken juist niet. Dat geeft hilariteit. Dorien Rookmaker reageert: “Als de beoordeling binnen onze organisatie zo uiteenloopt, is er stof voor discussie!” Uiteindelijk wordt de score op de heatmap duidelijk en wat dat kan zeggen over de voorzichtigheid en de mate van control van de organisatie. Uit de case blijkt voor hen dat risico’s kwantificeerbaar zijn en dat de tool helpt het gesprek aan te gaan met een groep collega’s. Maar niet om als boekhouder over het verleden te rapporteren. Risicomanagement gaat over de toekomst! Tijdens de lunch vertelt Dushko Tasev, hoofd financiële zaken van het Macedonische MinFin, dat de studiereis een aanvulling is op wat ze in de training leren. “Het is toch anders wanneer je op locatie ziet hoe men werkt en hoe systemen functioneren.” Hij heeft vertrouwen in de stappen die de jonge staat zet: “PIFC versterkt ons. Er is ook een verjongingsbeweging aan de gang met frisse ideeën en een andere houding. We worden ook steeds meer klantgericht.”
Als afsluiting van de dag bij ProRail fietst de groep door de stad – sommigen fietsen voor het eerst? – voor een kijkje bij het Operationeel Controle Centrum Rail (OCCR), waar ProRail samen met spoorwegmaatschappijen calamiteiten oplost. Natuurlijk vertelt de leiding van de drie winterse horrordagen dit jaar, maar op deze zonnige lentedag is er nauwelijks iets aan de hand.

Doelmatig
Olga Zivcevska, financieel managementassistente van het Macedonische weerinstituut, benut de reis ook om haar collega van het KNMI te ontmoeten. In Macedonië is het weerinstituut een van de 76 organisaties die moet knokken om hun deel uit de ruif, terwijl het KNMI een second line budget user is onder het ministerie van I&M, waarbij het ministerie de vrijheid heeft om intern met budgetten te schuiven. Dat model spreekt haar wel aan. Ook dat het KNMI eigen inkomsten kan genereren. Over de trainingen van het Twinningproject, die ze nu ruim een jaar als enige van haar organisatie volgt, is ze enthousiast. “In de onderlinge uitwisseling leer je veel van elkaar!” Het resultaat van wat ze hier leert? “Ik verwacht dat we veel meer kostenbesparend kunnen werken.” Daarbij denkt ze aan de geautomatiseerde systemen die ze in Nederland gezien heeft om facturen te verwerken. En of het PIFCproject al effect heeft? “Er is al veel meer bewustzijn, maar begrotingen en bestedingen kunnen doelmatiger. Ik denk dat we meer in programma’s moeten denken”, aldus Zivcevska.

Trustbased
Ook tijdens de informele momenten blijven ze doorpraten over hun vak. Ze hebben nu de kans om te discussiëren met vakgenoten. Op de laatste dag van de studiereis brengen de delegatieleden in een zaal van de Rijksacademie hun ervaringen bij elkaar. Ze vertellen hun persoonlijke analyse hoe de verschillende organisaties omgaan met risicomanagement, audit én delegeren. Bij de Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit was het thuiswerken opgevallen. Niet alleen vanwege de besparing in overheadkosten, maar ook vanwege het vertrouwen van leiding in hun medewerkers. “Trustbased”, noemt een van hen de Nederlandse organisatiecultuur. Op dat punt willen ze zich nog ontwikkelen. De hiërarchische organisatiecultuur in Macedonië brengt met zich mee dat in control vereenzelvigd wordt met centraal. Ministers of SG’s zijn soms de helft van de tijd bezig om facturen te tekenen. De delegatie is verrast dat dat in Nederland zo sterk gedelegeerd is. En dat managers desondanks zo goed slapen. Joyce Teunissen draait het om: “Juist door te delegeren hebben managers hier een goede nachtrust.” Voor het management wordt dat een omslag, maar met de trainingen in Skopje wordt het management nog niet goed bereikt, zo hebben ze gemerkt. Daar gaat het project zich nu meer op richten om uiteindelijk die omslag naar delegeren te kunnen maken. Het delegeren van budget en taken aan afdelingshoofden is een logische en cruciale stap. Dan kunnen afdelingen zelf meer beslissingen nemen en verantwoordelijkheid voor het beleid dragen. Het Macedonische weerinstituut gaat er dit jaar mee proefdraaien.

Gevangenis
Hristijan Angeleski, hoofd financiën bij het Macedonische agentschap voor buitenlandse investeringen, vertelt over zijn bezoek aan de penitentiaire inrichting. Hem is de digitale documentstroom voor het financiële verkeer opgevallen. Er wordt niet meer fysiek ondertekend of gestempeld. Ook het outsourcen van sommige diensten en het bundelen van andere in shared service centra werkt inspirerend. Angeleski: “Hier wordt uitgegaan van een dagprijs voor verschillende typen gevangenen. Misschien kunnen we zoiets toepassen voor het calculeren van studiefinanciering.” De Nederlandse diversiteit in sturing en beheersing is zichtbaar geworden, evenals het verband tussen audit en de strategie en de organisatiedoelen. Tijdens de presentaties wordt al snel duidelijk wat ze naar huis meenemen. Ze willen een vereenvoudiging van het begrotingssysteem, met een veel zwaarder accent op decentrale budgettering. Nu onderhandelt MinFin in Macedonië nog afzonderlijk met 76 partijen over hun budget, allemaal first line budget users die onderling niet kunnen schuiven met hun budget. De delegatie ervaart de structuur in eigen land als versnipperd en te beperkend. In Nederland doen slechts twaalf departementen samen zaken met MinFin en dragen deze intern zorg voor hun agentschappen. Er is ook meer vrijheid hoe de ministeries hun geld besteden én binnenhalen. Elena Trpkovska, staatsadviseur begrotingszaken bij MinFin, is door de reis overtuigd. In haar afsluitende presentatie pleit ze krachtig voor een andere begrotingsstructuur, voor de instelling van kostenplafonds en voor ruimte voor alternatieve financiering, ook in samenwerking met de kapitaalmarkt. Een andere werkwijze van overheid geeft de economie veel meer dynamiek, zo is haar stelling. Tot slot wordt er nog gediscussieerd over het arbeidsmarktprobleem in beide landen. Hoe komen we aan jong en gekwalificeerd personeel? Veel afgestudeerden op het gebied van financiën en economie kiezen liever voor de private sector. Projectleider Jos Nouwt adviseert hen: “Zorg dat mensen trots op hun werk worden, ook al ben je niet in staat om het salaris te verhogen.”

Als de leden van de delegatie namens de Rijksacademie een certificaat ontvangen, vertellen ze hoe ze de Nederlandse samenwerking waarderen. Ook vanwege de gelijkwaardige houding. Eén oude wijsheid van de projectleiding staat hen duidelijk voor ogen: je moet niets willen kopiëren, maar goede ideeën altijd aanpassen aan de eigen situatie. Een nieuwe reis staat alweer gepland. Maar dan voor vertegenwoordigers van lokale overheden. Dan zullen weer andere organisaties hun deuren openen. VNG International is als projectpartner daarbij nadrukkelijk in beeld.

Paul Simons is journalist. Hij verzorgt regelmatig een bijdrage voor TPC.