De controller van... Marcel Poorthuis

Wat houdt uw werk als hoofd Financiën bij de provincie Utrecht in?
De afdeling Financiën van de provincie Utrecht is verantwoordelijk voor de realisatie van een betrouwbare, transparante en rechtmatige financiële besturing van de provincie en van de Utrechtse gemeenten. Hiermee levert de afdeling Financiën een belangrijke bijdrage aan de besturing van de provincie.
Om dit te bereiken realiseert de afdeling Financiën de Planning&Controlcyclus die o.a. bestaat uit financiële kaderstelling, regie uitvoeren op beslag algemene middelen, financiële beleidsontwikkeling- en uitvoering, advisering aan bestuur (PS en GS) t.a.v. financiën, financieel managementadvies, financiële administratie (debiteuren en crediteuren), regie en redactie P&C-producten, fiscale vraagstukken, borgstellingen, inspecteur en ontvanger provinciale heffingen, ondersteuning en advisering management in P&C-cyclus, applicatiebeheer financiële systemen, personeelsadministratie, salarisadministratie, financiële informatievoorziening, financieel toezicht lokale overheden, BTW-compensatiefonds, Treasury. Daarnaast is de afdeling Financiën verantwoordelijk voor de financiële control.
De afdeling draagt zorg voor de jaarlijkse planning, administratie en verantwoording van ca. 500 miljoen inkomende en 500 miljoen uitgaande geldstroom (exploitatie) en het beheer van ca. 700 miljoen aan financiële activa (vermogen) binnen het daarvoor geldende wettelijk kader.

Als afdelingsmanager Financiën ben ik integraal verantwoordelijk voor het goed functioneren van de financiële cyclus binnen de provincie Utrecht. Een specifieke uitdaging voor mij is om steeds een verantwoorde balans te vinden tussen het handhaven van financiële wet- en regelgeving en voorschriften enerzijds en het voldoende ruimte en flexibiliteit behouden anderzijds voor het provinciaal bestuur om snel te kunnen reageren op maatschappelijke ontwikkelingen. Ik vind het mijn verantwoordelijkheid om te borgen dat de verbinding wordt gelegd tussen ‘financiële techniek’ en kennis over de ‘business’ van de provincie en met name de strategische ontwikkelingen hierin. Hierdoor wordt het mogelijk om tijdig te anticiperen op wensen van het bestuur, zonder de financiële kaders geweld aan te doen.

Wat is uw mening over de functie van controller?
De functie van de controller kan niet geïsoleerd worden gezien. In dat kader is er sprake van een ontwikkeling van de controlfunctie. De afdeling Financiën van de provincie Utrecht is verantwoordelijk voor de financiële control. Dit betekent dat wij er op toezien of binnen de afgesproken financiële kaders wordt gewerkt. Daarnaast zien wij er op toe of er voldoende risicobeheersing plaatsvindt bij majeure en risicovolle projecten. Andere ondersteunende afdelingen binnen de provincie Utrecht, zoals P&O, ICT, Communicatie, Facilitair, Juridische zaken en Inkoop voeren ook de control uit op hun eigen domein. Daarnaast is er een Provinciaal Controller die toeziet of de kaders van de organisatie goed in samenhang zijn; de provinciaal Controller ziet meer toe op control op de beleidscyclus. Ik ben van mening dat de functie van de controller in de toekomst veel meer de samenhang tussen verschillende vormen van control en diverse concernkaders tot stand moet brengen.
Er zijn over het algemeen niet zoveel mensen in de organisatie die zicht hebben op de omvang van het totaal van de financiële middelen, laat staan de ontwikkelingen die in dat kader spelen. Zo zullen provincies de komende jaren met toenemende onzekerheden worden geconfronteerd, zoals de herziening van het verdeelmodel van het provinciefonds, de afschaffing van de opcenten van de motorrijtuigenbelasting in relatie tot een nieuw eigen belastinggebied voor provincies en de ontwikkeling t.a.v. de kerntaken van de lokale overheden. Ik zie het als mijn rol om de effecten van die ontwikkelingen helder te presenteren voor het provinciaal bestuur zodat daar tijdig op kan worden geanticipeerd.

Wat is de essentie van het public controllersvak? Welke ontwikkelingen hebben zich voorgedaan?
Meer dan in andere branches het geval is, heeft het public controllersvak natuurlijk te maken met specifieke wet- en regelgeving waar de overheid aan moet voldoen. Er worden extra eisen gesteld aan de mate van transparantie, rechtmatigheid en doelmatigheid. Aan de andere kant wordt de Planning&Controlcyclus in de publieke sector geconfronteerd met politieke dynamiek en politieke rationaliteit. Volgens mij is de essentie van het publieke controllersvak om met een scherpe politieke antenne het controllersvak uit te voeren.

Wat zijn de knelpunten voor een controller?
De controller is verantwoordelijk om zodanige voorwaarden te scheppen dat de organisatie als geheel ‘in control’ is; dat vraagt om naleving van gemaakte afspraken. Aan de andere kant vraagt de actualiteit om flexibel te handelen, soms buiten de gemaakte afspraken. Voor de controller is het een knelpunt (en dus ook een uitdaging) om met de inrichting van beheersingsmaatregelen de flexibiliteit van de organisatie niet in de weg te staan.

Waaraan moet volgens u een goede controller voldoen?
Om als controller goed te kunnen functioneren is het van belang om steeds een goede balans te vinden tussen verschillende spanningsvelden. Het is de kunst om voldoende mee te bewegen bij de ontwikkelingen van de omgeving en de organisatie en aan de andere kant voorwaarden te scheppen zo dat binnen afgesproken kaders wordt gewerkt. De controller moet daarbij het vermogen hebben om verschillende competenties in de organisatie te verbinden.

Geïnterviewde: Drs. M.G. (Marcel) Poorthuis MPM is afdelingsmanager Financiën bij de provincie Utrecht.
Redactie: Mw. drs. C.C. (Carla) Overkamp is hoofdredacteur van TPC.