Public controlling: de Europese dimensie (2)

Onder redactie van Ronald van Oosteroom, voorzitter van het Europees Instituut voor Certified Public Controllers en werkzaam in het Programmateam Andere Overheid bij het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties

Hervorming van de publieke sector in Slowakije
Slowakije heeft net als vele andere nieuwe lidstaten van de Europese Unie met uitdagingen te maken waar het gaat om de publieke sector. Door maatregelen te nemen om meer concurrerend te worden met deze sector en door het inkrimpen van de ministeries wil zij haar doelstellingen realiseren.

Het zijn drie uitdagingen waar Slowakije zich voor geplaatst ziet:

• het verbeteren van de arbeidsmarktpositie;
• een ambtelijke organisatie die meekan met de ambitieuze hervormingen;
• en tegelijkertijd het beheersen van de kosten van het ambtelijk apparaat in verhouding tot de begrotingshervorming.

De huidige regering van Slowakije is aan het bewind vanaf november 2002. Deze regering heeft besloten deze ogenschijnlijk tegenstrijdige doelstellingen te realiseren door ingrijpende veranderingen in de Wet op de Ambtelijke Organisatie. Deze wet is in januari 2004 van kracht geworden.

Eén van de belangrijkste wijzigingen is het nieuwe beloningssysteem. De ambtelijke organisatie kan nooit volledig concurrerend zijn met de private sector op het senior niveau. Maar het kan wel meer concurrerend worden door een combinatie van een acceptabele beloning en andere niet-financiële voordelen. Slowakije heeft te maken met een in hoge mate genivelleerd beloningsstelsel. De verschillen tussen topambtenaren en ambtelijke staf zijn erg klein. Het gevolg is dat lagere ambtelijke posities erg begeerd zijn, vooral in de regio. Hooggekwalificeerd personeel op de ministeries zijn zowel voor startend als ervaren niveau moeilijk te vinden.

In het nieuwe systeem ligt minder nadruk op leeftijd en ervaring en meer op de vereisten van de functie en individuele beoordelingen. Verder voorziet het erin dat de hogere schalen verder uit elkaar worden getrokken. Tegelijkertijd zijn de 13^e en 14^e maanden afgeschaft en is het basissalaris meer concurrerend gemaakt. Het ministerie van Financiën heeft aangegeven dat het de totale loonsom voor ministeries niet zal verminderen. Zelfs niet als het ministerie en de onder haar vallende diensten krimpen. Op deze wijze worden prikkels ingebouwd voor ministeries om kleinere en beter betaalde organisaties te worden.

Het nieuwe beloningssysteem wordt aangevuld met een nieuw ‘kandidatenprogramma’ dat staat voor een nieuw type ambtenaren. Dit programma is geïntroduceerd bij de centrale overheid. De kandidaten worden gezien als sleutelpersonen. Van hen wordt verwacht dat ze voldoen aan specifieke prestatievereisten. Om toegelaten te worden moet een zwaar toelatingsexamen worden gedaan. De kandidaten moeten in ieder geval voldoen aan bepaalde voorwaarden zoals een universitaire opleiding, kennis van één van de drie werktalen van de Europese Unie (Engels, Frans, Duits) en het slagen voor het genoemde toelatingsexamen. Dit laatste wordt het ‘kandidatenexamen’ genoemd. Ambtenaren die in dit programma terechtkomen, ontvangen een bonus op hun salaris en andere privileges binnen de ambtenarij.

Een andere verandering heeft tot doel een evenwicht te vinden tussen een niet politieke ambtelijke organisatie en dienstbaarheid aan de ministers. Van de hoge ambtenaren die direct onder de minister vallen, wordt deze dienstbaarheid geëist. Dienstbaarheid houdt hier in dat ze voldoende professionele kwaliteiten hebben en dat hun visie op het beleid overeenkomt met dat van de politieke leiding van een ministerie. De beoordelingscommissie legt een lijst met sollicitanten die de ambtelijke selectie zijn doorgekomen voor aan de minister. De minister heeft dan het recht zijn kandidaat daar uit te halen.

Het is te snel om de effecten van het nieuwe systeem te evalueren. De eerste resultaten laten in ieder geval zien dat de beloningen verder uit elkaar komen te liggen en dat de meeste ministeries daadwerkelijk krimpen.

Miroslav Beblavy, staatssecretaris van het ministerie van Arbeid, Sociale Zaken en Familie in de Republiek van Slowakije en Liana Hovancová, adviseur van de staatssecretaris op het terrein van hervorming van de publieke sector.

Elektronische dienstverlening in Duitsland
BundOnline¹ is het grootste eGovernmentproject in Europa. Om dit politiek-strategische project optimaal te kunnen uitvoeren besloot de Duitse regering in het jaar 2002 het ministerie van Binnenlandse Zaken te belasten met de centrale coördinatie. Belangrijkste taak van de daartoe opgezette projectgroep BundOnline is het daadkrachtig ondersteunen van de betreffende ministeries en daaronder ressorterende organisaties bij de planning en de realisatie van 450 elektronische diensten. De projectgroep biedt daartoe pragmatische diensten en concrete producten aan.

Om de decentrale projectleiding goed te kunnen ondersteunen stelt de projectgroep een team van 25 ervaren consultants ter beschikking. Deze zogenaamde CATs² vormen als het ware de interface tussen de centrale sturing en coördinatie en de decentrale realisatie. De betreffende ministeries hebben daartoe eveneens een aanspreekpartner voor de onder hun verantwoording uit te voeren projecten, de zogenaamde RAP³. Ook worden meerdere centrale zogenaamde IT-basiscomponenten en -diensten ontwikkeld. De resultaten, zoals een ePayment-server, een content management systeem, een formulier- server, een eSecurity-server en een Portal-Server (www.bund.de), kunnen door de decentrale projecten worden gebruikt voor het realiseren van hun onlinedienst(en). De projectgroep biedt echter meer. Sinds december 2003 kunnen alle betrokkenen, maar ook andere geïnteresseerde eGovernmentprojectleiders, het centraal ontwikkelde Knowledge- Management-Systeem (www.wmsbundonline.de) raadplegen voor het vinden van relevante informatie, methoden, tools en aanspreekpartners. Ook worden onder andere alle PR-maatregelen door de projectgroep centraal geïnitieerd en ontwikkeld. Uiteraard behoort controlling eveneens tot de kerntaken van de projectgroep.
Wat is het bijzondere aan controlling binnen het project BundOnline? Controlling wordt in dit geval overkoepelend voor alle onderliggende projecten in de vorm van programmcontrolling uitgevoerd. Zo worden de reeds genoemde 450 projecten bij meer dan 100 deelnemende overheidsinstanties bewaakt. De ministeries en de daaronder ressorterende organisaties voeren deze projecten in eigen regie uit. Voor het bewaken van de projectuitvoering hebben ze een eigen projectcontrolling opgezet.
Risicomanagement neemt bij innovatieve, complexe en omvangrijke projecten met zo vele deelprojecten een belangrijke plaats in. Reden waarom bij BundOnline het risicomanagement eveneens als centrale opgave is gedefinieerd. Het risicomanagement identificeert en bewaakt de relevante risico´s van het project. Op deze wijze kunnen bij (kritische) bedreigingen vroegtijdig de juiste maatregelen worden genomen. De projectgroep BundOnline bewaakt zo de voortgang en de kwaliteit van het gehele project. eGovernment moet uiteindelijk resulteren in een doelmatige overheid met een meer klantgerichte en kwalitatief hoogwaardige dienstverlening. Dit ondanks het feit dat ook in Duitsland de overheid in de komende jaren (veel) minder financiële middelen ter beschikking staan voor het uitvoeren van haar (kern)taken. Programmcontrolling tracht deze doelstelling reeds gedurende het project te ondersteunen door vroegtijdig naar synergiemogelijkheden te zoeken en deze te benutten. Daartoe worden de projectgegevens met behulp van speciale beoordelingscriteria systematisch op besparings- en synergiemogelijkheden onderzocht. Programmcontrolling levert daarmee een belangrijke bijdrage aan de doelmatigheid van het project.
Programmcontrolling bewaakt de voortgang bij het ontwikkelen van de reeds genoemde IT-basiscomponenten en kan het management, bijvoorbeeld bij eventuele vertragingen, vroegtijdig passende maatregelen voorstellen. Op deze manier draagt programmcontrolling ook bij aan het voorkomen van onnodige vertragingen bij de decentrale projecten. Ten slotte wordt op dit moment door de controller in samenwerking met de opdrachtgever aan een stelsel van maatregelen gewerkt om een beter inzicht in de uiteindelijke kosten en baten van de elektronische dienstverlening te krijgen. Daarbij spelen het classificeren van de dienst en het definiëren van de betreffende doelgroepen een belangrijke rol om tot daadwerkelijk meetbare resultaten te kunnen komen.
De (programm)controller aggregeert alle gegevens over voortgang, personele en financiële middelen van de decentrale projecten en verwerkt deze samen met de relevante aspecten inzake onder andere risicomanagement in de maandelijkse controllingrapportages. Daarbij moeten de resultaten vooraf intern met de betreffende ministeries worden afgestemd en eventuele afwijkingen duidelijk verklaard worden. Dit proces, waarbij de resultaten op het niveau van de verantwoordelijke staatssecretaris worden besproken, vergt van de controller veel politiek gevoel. Jaarlijks worden in het zogenaamde ‘Umsetzungsplan’ alle controllingrapporten nogmaals inhoudelijk in de vorm van een jaarverslag samengevoegd en ter goedkeuring aan het kabinet aangeboden.
Op deze manier werken alle betrokkenen hand in hand om voor het einde van het jaar 2005 alle, daarvoor in aanmerking komende, diensten van de centrale Duitse overheid via het internet aan de betreffende gebruikers aan te kunnen bieden. Op dit moment, maart 2004, zijn reeds 262 van de 450 in aanmerking komende diensten gerealiseerd. Ook in Duitsland beperkt eGovernment zich niet tot de (centrale) rijksoverheid, ook op provinciaal niveau en op het niveau van de lokale overheden moet dit moderniseringsproces navolging vinden. Hiertoe is in juni 2003 het gemeenschappelijke en overkoepelende project Deutschland-Online⁴ opgericht. Het ontwikkelen van standaards, het waar mogelijk integreren van vergelijkbare diensten en het overdragen van knowhow en ervaringen behoort tot de kernopgaven van Deutschland-Online. Het moderniseringsproces van de Duitse overheid kan op deze wijze sneller en doeltreffender worden uitgevoerd en tot kwalitatief hoogwaardige resultaten leiden. BundOnline ondersteunt deze doelstellingen door haar ‘Wissensmanagementsystem⁵’. Een instrument om kennis en ervaringen inzake eGovernmentprojecten ter beschikking te stellen c.q. over te dragen.
Reeds aan het eind van de jaren negentig werden met de invoering van een ‘verbeterd economisch beheer’, op basis van een resultaatgericht management, de noodzakelijke uitgangspunten voor een efficiënte en doeltreffende controlling gerealiseerd. Deze ontwikkelingen zijn noch niet afgesloten, zo wordt bijvoorbeeld op dit moment bij het ministerie van Binnenlandse Zaken IT-controlling ingevoerd. Deze specifieke vorm van controlling zorgt voor een gestructureerde planning en realisatie van de gewenste IT-infrastructuur alsmede het doelmatig inrichten van de de IT-bedrijfsvoering.
De genoemde projecten laten zien dat controlling de laatste jaren op alle niveaus van de overheid steeds belangrijker is geworden. Deze tendens zal naar verwachting ook de komende jaren worden voortgezet.

Andreas Reisen, Projectleider BundOnline 2005, ministerie van Binnenlandse Zaken.

Noten
¹ BundOnline, meer informatie: www.bundonline.de of www.wmsbundonline.de.
² CATs oftewel CATALYSTs, (Central Assistants To Actively Launch Your Service Transformation).
³ RAP oftewel RessortAnsprechPartner.
⁴ Deutschland-Online, meer informatie: www.deutschland-online.de.
⁵ Wissensmanagementsystem der Projektgruppe BundOnline, www.wmsbundonline.de .