Nieuwe wegen durven inslaan

Het congres wordt jaarlijks georganiseerd door het Studiecentrum Bedrijf en Overheid (SBO), in nauwe samenwerking met de beroepsorganisatie EICPC en met het tijdschrift TPC van Sdu als mediapartner. De dag is bedoeld om het vakgebied onder de loep te nemen en ontwikkelingen te schetsen door wetenschappelijke inzichten te combineren met praktijkvoorbeelden. In die opzet is het congres ook in 2008 weer geslaagd door een afwisselende lijst van sprekers en thema´s.

De aftrap werd verzorgd door dagvoorzitter en TPC-hoofdredacteur Rick Anderson. Hij presenteerde een top tien van uitdagingen voor de controller die zijn of haar rol en functioneren in de organisatie raken. Met zijn lijst van uitdagingen maakte Anderson de aanwezigen warm voor wat zou volgen. Helemaal bovenaan zijn lijst stond het bestrijden van een ergerniswekkend element uit de financiële overheidscultuur: budgetmaximalisatie. Deze opening vormde de opmaat voor het praktijkverhaal van Harry Jansen van het CWI. Later op de dag zou Jansen een vurig pleidooi houden voor bedrijfsmatig werken bij de overheid en semi-overheidsorganen.

Kwadrant van meervoudig kijken

Prof. dr. Harrie Aardema, bijzonder hoogleraar publiek management aan de Open Universiteit en procesdirecteur kennisontwikkeling bij BMC, stond op het congres garant voor de wetenschappelijke inzichten op het vakgebied. Vanuit de literatuur en zijn onderzoeken schetste hij in grote lijnen de actuele ontwikkelingen. Daarbij ging hij niet over de hoofden van het publiek heen, integendeel. Aardema wist met zijn visie herkenning op te roepen en de controllers persoonlijk aan te spreken in het hart van hun functie. Allereerst keek Aardema even om: “In de manier waarop we het New Public Management denken te hebben ingevoerd, moet iets zijn misgegaan, want uit allerlei signalen blijkt nu dat we, twintig jaar later, nog steeds niet die flexibele, minder bureaucratische, naar buiten gerichte en ondernemende overheid hebben. Uit onderzoek blijkt ook dat 70 tot 80% van goedbedoelde verandertrajecten de afgelopen decennia zijn mislukt. Wat gaat er dan mis? Wat is de rol van de controller in dat verband? Ik denk dat het onder andere te maken heeft met het miskennen van een aantal belangrijke veranderkundige en sociaalpsychologische noties,” zo stelde hij. Om de rol van de controller nieuwe richting te geven presenteerde Aardema een kwadrant van meervoudig kijken. Het is zijn bedoeling dat controllers oog krijgen voor de veelvormige werkelijkheid in organisaties. Bij controllers zouden de vier blikrichtingen in het kwadrant in evenwicht moeten zijn door het koppelen van het organisatie- en resultaatgerichte denken aan een omgevingsgerichte en mensgerichte blikrichting. Controllers moeten volgens Aardema veel meer contact maken met de mensen in de organisaties voor wie ze werken om “zich te kunnen verplaatsen in de logica en de denkwereld van de ander in plaats van de eigen logica en denkwereld aan die ander op te leggen.” Hij daagde de beroepsgroep uit om “zichzelf te durven zijn en uit hun eigen comfortabele zone van overtuigingen en ideaalbeelden te treden.” Aardema´s lezing, die elders in dit nummer van TPC integraal staat afgedrukt, maakte bij de aanwezigen veel los. Een controller van de politie Rotterdam reageerde in de pauze: “De visie van Aardema geeft een shockeffect. Het is duidelijk dat het anders moet, maar ik heb nog niet helder gekregen hoe dat nieuwe beroepsprofiel in de praktijk weggezet kan worden. Zijn visie is duidelijk vernieuwend, maar de praktijkverhalen daarna leken op de oude leest gestoeld. Daar zit dus nog een kloof.”

Niet achteraf kapittelen

Weliswaar raakten de praktijkverhalen aan knelpunten van het werk, toch bevatten deze ook vernieuwende elementen. Wim van Duijn CPC, concerncontroller bij de gemeente Haarlem en verwant met de ideeën van Aardema, liet zien hoe de concernstaf de planning & control opnieuw had ingericht met een sterk accent op advies en op vertrouwen. Harry Jansen, directeur Financiën, Planning & Control bij het CWI, toonde de landelijke opbouw van planning & control bij het CWI in het licht van de ondernemende cultuur bij het zelfstandige bestuursorgaan, dat binnenkort opgaat in het werkbedrijf van UWV. Jansen benadrukte het belang van communicatie in de adviserende functie van de controller: “De controller moet zijn hok uit en naar de managers en projectleiders toegaan om hen te overtuigen van het belang van sturing. Maar zonder dat zij dat zich bedreigd voelen. Wij zien de controller liever van tevoren een adviserende rol spelen dan dat ze achteraf analyses maken en hun managers alleen maar kapittelen.” Hij vond de huidige tijd met alle uitdagingen interessant: “De vernieuwingen gaan gewoon door!”
Tijdens de pauze vertelden aanwezige controllers in persoonlijke ontmoetingen enthousiast over hun vak. Een medewerkerster van stadsdeel Zeeburg in Amsterdam voelt zich aangesproken door de communicatieve kant van het werk van planning & control: het overleggen, adviseren en overtuigen. De psychisch–menselijke benadering van Aardema met zijn kwadranten had haar dan ook aangesproken. Een aanwezige controller van de Belastingdienst FIOD ECD heeft affiniteit met mensgerichte managementfilosofie en ziet voor zijn werk een duidelijk verschuiving ‘van cijfers naar mensen’. Hij is benieuwd naar de toekomstige ontwikkelingen van het vak van controller.

Blanco papier en risicoprofiel

In het begin van de congresmiddag was tijd ingeruimd om in workshops nader van gedachten te wisselen over verschillende thema’s van het vakgebied. Het is in dit verband niet mogelijk om deze workshops allemaal de revue te laten passeren. We zullen er enkele kort belichten.
Jeroen van den Berg, voormalig adviseur prestatiemanagement bij de overheid, nu lid van het College van Bestuur, ging in op de ontwikkeling van prestatiemanagement in een organisatie. “Je moet het niet zien als een afreken-instrument, maar als een leer-instrument. Je wilt immers beter gaan presteren. Het leerproces is cruciaal”, zo betoogde hij. Stapsgewijs lichtte hij het ontwikkelproces toe. Daarbij benadrukte hij het belang dat controllers met hun prestatieindicatoren zo veel mogelijk aansluiten bij de informatiebehoefte van managers en bij de formele en informele doelen van de organisatie. Van den Berg: “We moeten voorkomen dat er een afstotingsmechanisme plaatsvindt, wanneer managers indicatoren krijgen opgelegd die voor hun gevoel niet passen bij hun rol en bij de organisatie. Ik zou als controller dan ook met een blanco papier naar een manager toestappen en hem vragen waar hij of zij op wil sturen. Dat moet het uitgangspunt zijn.” Hij liet de groep aanwezigen onderling uitwisselen waar zij zelf als manager op zouden sturen. Ziekteverzuim en deadlines, waren enkele uitkomsten.
Robert ’t Hart, directeur van het Nederlands Adviesbureau voor Risicomanagement, leidde een workshop over risicomanagement. Hij signaleerde een toenemende aandacht voor het beheersen van risico’s bij de overheid, ook bij gemeentes, omdat er bijvoorbeeld door een gemeenteraad om wordt gevraagd. Zo lopen gemeentes risico’s bij gesubsidieerde instellingen met een maatschappelijke taak. ´t Hart plaatste risicomanagement vooral in het kader van transparantie: “Het is de rol van de controller om voor managers transparant te maken wat de harde en zachte risico’s van een project zijn. Hij kan gevolgen kwantificeren. Ten aanzien van gesubsidieerde instellingen kan hij een risicoprofiel maken, een checklist waarmee een manager maatregelen kan treffen om risico’s te beheersen.” Hij waarschuwde er echter wel voor risico’s niet te óverbeheersen. Risico’s en beheersmaatregelen moeten in verhouding staan. “En vaak gaan zaken vanzelf al goed”, zo zei hij.

Trots op publieke zaak

De enige vrouwelijks spreekster van de dag was Frances van Diepstraaten, directeur Planning & Control bij het Commando DienstenCentra van het ministerie van Defensie. Temidden van haar collega´s in de zaal brak zij een lans voor het aspect public in de functienaam public controller: “Ik ben er trots op voor de publieke zaak te werken en ik vind dat we dat met elkaar veel meer mogen uitdragen!” Zij voelt zich in dit werk aangetrokken door de spanning van enerzijds vertrouweling te zijn van de leiding, terwijl het anderzijds ook nodig is waakhond te zijn van diezelfde baas en hem terug te kunnen fluiten. “Je moet wel je rug recht houden”, adviseerde de defensiemedewerkster, “blijf eigenwijs, volg je eigen gevoel en houd voet bij stuk als iets niet goed voelt.” Na deze proloog over de rol van de public controller stond zij uitvoerig stil bij de voor- en nadelen van het Shared ServiceCentre (SSC) bij Defensie, de gecentraliseerde dienstverlener voor alle krijgsmachtonderdelen. Dit SSC heeft een budget van 1,2 miljard euro, telt 50 bedrijven in verschillende bedrijfsgroepen, beheert 7,7 miljoen m2 vastgoed, 30.0000 ha aan terreinen en produceert 400.000 gehaktballen per jaar! De schaalvergroting van het SSC heeft volgens haar enorme kostenbesparing opgebracht, verbetering van de dienstverlening en een duidelijk toegenomen professionalisering. Valkuilen daarentegen zijn het gevaar van bureaucratie en de grotere afstand tot de klant.

Populisme, technocratie en romantiek

Na dit eerlijke praktijkverhaal werd de dag afgesloten met de visionaire blik van Roel in ’t Veld, hoogleraar bestuurskunde aan de Open Universiteit. Op puntige wijze schetste hij de ontwikkelingen in de samenleving en in de publieke sector aan de hand van drie toekomstscenario’s. Al deze scenario’s zijn van invloed op het werk en de rol van de public controller. Op macroniveau ziet In ’t Veld in het eerste scenario een toename van het populisme, waarbij samenleving en beleid verruwen. Het tweede scenario is een controleparadigma, waarin de samenleving technocratiseert. De angst regeert. Politici en experts komen in een andere verhouding, waarbij politici ondergeschikt zijn. In het derde scenario ziet In ’t Veld de samenleving romantiseren, waarbij politici en experts elkaar ‘ontmoeten in veelvoudigheid’. Deze karakteristieken op macroniveau laten zich volgens de hoogleraar vertalen in scenario’s op het mesoniveau van de publieke sector. In het geval van het toenemende populisme verschrompelt de publieke sector en wordt het gezag van de politiek niet meer aanvaard. De public controller beweegt zich in de marge en probeert te redden wat er te redden valt. “In het tweede scenario van de toenemende technocratisering is de public controller de schijnbare overwinnaar. Discipline en standaarden zitten op de troon. Wat kan er mooier zijn?”, aldus In ’t Veld. In het derde scenario van romantisering ziet In ’t Veld de controller als bruggenbouwer tussen verschillende werelden met decision support als expertise. Na dit prikkelende overzicht concludeerde hij dat de controlfreaks het in alle scenario’s afleggen. In geen van de scenario’s kunnen zij duurzaam mee. Daarentegen ziet hij in alle gevallen een constructieve en duurzame rol weggelegd voor de expert decision support. Als kanttekening signaleerde hij wel dat de voor deze decision support zo benodigde kwantitatieve intelligentie vaak ontbreekt: “Het valt me op in de huidige wereld dat er zo weinig mensen zijn met kwantitatieve intelligentie, die gevoel hebben voor omvang, voor verhouding en voor ordes van grootte.” Concluderend bepleitte In ‘t Veld voor Nederland een veel grotere rol van ex ante onderzoek, om consequenties te overzien van beslissingen die nog niet zijn genomen. Méér ex ante onderzoek bevordert volgens hem de kwaliteit van besluitvorming. Ten aanzien van de controller zelf deed hij, net als de spreekster vóór hem, een beroep op de moed van controllers om méér aan speaking truth to power te doen. In ’t Veld: “Ik zie dat de slaafsheid is toegenomen, maar het kan ook zijn dat de hiërarchie is versterkt. Ik vind dat hoogst opmerkelijk. Maar het lijkt me buitengewoon schadelijk wanneer er gezwegen wordt op het moment van besluitvorming als de controller juist moet spreken.” Met zijn lezing vanuit toekomstscenario’s wilde hij de vakmensen in de zaal gevoelig maken voor mogelijke ontwikkelingen, zodat zij goed hun eigen kunnen zoeken.

Rick Anderson had als dagvoorzitter niet alleen het eerste woord, maar ook het laatste. “We zijn begonnen met de uitdaging om de controletoren te verminderen en onszelf min of meer overbodig te maken. Maar er bestaan nog steeds geen overbodige controllers!”, zo stelde hij vast. De Dag van de Public Controller werd afgesloten met een informele borrel.