Public controlling: de Europese dimensie (4)

Onder redactie van Co de Vries en Ed Jansen, respectievelijk voorzitter en vice-voorzitter van het Europees Instituut voor Certified Public Controllers.

Unieke gegevensinzameling door Belgische en Vlaamse overheden
De Kenniscel Wetsmatiging van het ministerie van de Vlaamse Gemeenschap waakt over de inspanningen om het principe van unieke gegevensinzameling om te zetten in concrete acties voor klanten van de Vlaamse en Belgische (federale) overheid. Het beeld dat van deze inspanning wordt geschetst is ook interessant voor Nederland, waar in 2006 een wetsontwerp voor eenmalige gegevensverstrekking in een stelsel van basisregistraties bij de Tweede Kamer zal worden ingediend.

Het principe van unieke gegevensinzameling houdt in dat een overheid gegevens niet opnieuw rechtstreeks mag opvragen bij haar klanten als die overheid al over de gegevens beschikt. Zowel de Vlaamse als de federale Belgische overheid heeft zich tot doel gesteld om dit principe zo snel mogelijk in te voeren. Het komt daarom terug in verschillende wetteksten, regeerakkoorden, beleidsnota’s en samenwerkingsovereenkomsten.

Het opvragen van dezelfde gegevens is in België in de wet tot oprichting van een Kruispuntbank voor Ondernemingen (KBO) van januari 2003 verboden. De gegevens van de KBO vormen een beperkt deel van het totaal aan gegevens die de overheid opvraagt en gebruikt.

De gegevens van de burgers worden opgeslagen in de Kruispuntbank voor Sociale Zekerheid (KSZ). De SIS-kaart (Sociaal IdentificatieSysteem) vormt de unieke toegangssleutel van de sociaal verzekerde (de burger) om zijn rechten en plichten te doen gelden bij de instellingen voor sociale zekerheid. Die instellingen gebruiken op hun beurt het INSZ (Identificatienummer van de Sociale Zekerheid) als toegangssleutel tot de dossiers van hun bestanden.

Toch is de toepassing van het principe van unieke gegevensinzameling niet zo vanzelfsprekend. Gegevensuitwisseling tussen overheidsdiensten wordt vaak bemoeilijkt door technische beperkingen: databanken verschillen in opbouw, gegevens worden niet op dezelfde manier opgevraagd, definities worden net iets anders geïnterpreteerd... Een goed uitgebouwde informatica-architectuur is en blijft een moeilijke oefening.
Zowel de Vlaamse als de federale overheid hebben zich echter tot doel gesteld om deze unieke gegevensopvraging ook voor ondernemingen zo snel mogelijk werkbaar te maken. Deze doelstelling vinden we niet alleen terug in wetten maar ook in regeerakkoorden, beleidsnota’s en nu reeds in verschillende concrete beleidsinitiatieven, zowel in Vlaanderen als op het Belgische of federale niveau.

Vlaanderen
De Vlaamse regering heeft in haar regeerakkoord ‘Vertrouwen geven, verantwoordelijkheid nemen’ van juli 2004 een belangrijke plaats toegekend aan de administratieve vereenvoudiging. Eén van de basisprincipes die zij wil hanteren in de strijd tegen administratieve lasten is het principe van de unieke gegevensopvraging:
“(…) We verhinderen dat de verschillende organisatie- entiteiten binnen de Vlaamse overheid informatie- eilanden worden en maken intern sluitende afspraken zodat de burgers of de bedrijven niet steeds opnieuw dezelfde gegevens moeten bezorgen. Het ICT-beleid van de Vlaamse overheid moet een realistische en valabele oplossing bieden aan deze informatienoden. (…)”

Een onmisbaar hulpmiddel bij de realisatie van deze beleidsdoelstelling vormt het gebruik van een uniek identificatienummer voor ondernemingen. Al in 2002 besliste de Vlaamse regering om een uniek identificatienummer voor ondernemingen te gebruiken. Dit geeft aan Vlaamse bedrijven een unieke identiteit die gebruikt kan worden bij alle contacten met de Vlaamse overheid. Aan dit nummer zijn zelfs federale basisgegevens over BTW, RSZ en andere bedrijfsinformatie verbonden. Het gebruik ervan raakt langzamerhand ingeburgerd binnen de Vlaamse administratie: steunmaatregelen als Adviescheques gebruiken het om na te gaan of de aanvrager in aanmerking komt om de steun te ontvangen. De tijd om Adviescheques aan te vragen is hierdoor met 46 minuten gedaald ten opzichte van het oude systeem waarbij alle informatie nog wel aan het bedrijf werd gevraagd.

Een belangrijk beleidsterrein waarop de unieke gegevensopvraging een grote meerwaarde kan hebben, is dat van natuur en milieu. Centraal staat hier het project om milieu-informatie verder af te stemmen, te optimaliseren en te integreren, onder meer door de realisatie van een Milieu Management Informatie Systeem. Aandachtspunten hierbij zijn:

• uitbouw van centraal beheerde referentiebestanden waarvan verschillende milieuadministraties gebruik kunnen maken;
• uitbouw van geïntegreerde interactieve loketten die zijn afgestemd op de verschillende doelgroepen;
• uitbouw van een Centrale Datacoördinerende Cel met eigen procedures voor kwaliteitsbewaking en beheer van gemeenschappelijke referentiebestanden;
• afstemming van procedures voor datavergaring;
• afstemming van coderingen en definities tot algemeen aanvaarde standaarden;
• technische ondersteuning bij het beschikbaar stellen van gecombineerde milieu-informatie van goede kwaliteit;
• technische ondersteuning bij de perfectionering, vereenvoudiging en afstemming van (Europese) rapportages.

Ten slotte heeft de Vlaamse overheid ook haar afdeling E-government opnieuw versterkt om invulling te geven aan haar ambities op dit vlak.

België
Op federaal beleidsniveau zijn al genoemd de Kruispuntbank voor Ondernemingen (KBO) en de Kruispuntbank voor Sociale Zekerheid (KSZ).
De KBO slaat algemene ondernemingsgegevens op die overheidsdiensten kunnen gebruiken bij hun werkzaamheden. Deze databank bevat ook links naar de authentieke bron, waar meer gedetailleerde gegevens over het specifieke onderwerp worden bijgehouden. In de KBO worden ondernemingen in ruime zin opgenomen: economische of sociale actoren die op Belgisch grondgebied willen ondernemen. Elke onderneming wordt geïdentificeerd via een uniek ondernemings- of vestigingsnummer. De basisidentificatiegegevens en hun historie zijn vrij toegankelijk voor raadpleging omdat het hier gaat om openbare gegevens. Als nieuwe ondernemingen en/of vestigingseenheden gecreëerd worden of als wijzigingen doorgevoerd worden aan bepaalde basisidentificatiegegevens, wordt via een distributiemechanisme deze informatie automatisch verspreid naar de overheidsdiensten die erin geïnteresseerd zijn.

Zodra de technische afstemming tussen de Belgische en Vlaamse bestuursniveaus voltooid is, neemt de Vlaamse overheid het federale KBO-nummer over. Ondernemingen zullen binnenkort daadwerkelijk uniek geïdentificeerd zijn bij alle overheden in België. De administratieve lastenverlaging die hierdoor bereikt wordt, zal een aanzienlijke besparing betekenen voor de ondernemingen.

e-gov champion
Het paradepaardje van de Belgische overheid op het vlak van de unieke gegevensinzameling is evenwel de KSZ. Dit is nogmaals gebleken bij de uitreiking van de ‘E-government Awards 2004’ op 2 december 2004. Agoria, de belangenorganisatie van de ICT-sector in België, schreef:
“De jury kende ook een speciale award toe aan de echte e-gov champion van ons land. En die gaat naar de Kruispuntbank voor de Sociale Zekerheid, een project dat zowel qua front office als back office tot de top behoort. Zij kreeg dan ook het maximum van de punten.”

De KSZ heeft een elektronisch netwerk uitgebouwd dat de verschillende instellingen voor sociale zekerheid met elkaar verbindt. Binnen het netwerk is de KSZ de motor voor het delen van informatie tussen sociaal verzekerden en werkgevers. Iedere instelling is verantwoordelijk voor de opslag en het bijwerken van de informatie in haar gegevensbank. De sociale gegevens van persoonlijke aard worden bewaard en beheerd door de instelling die hiervoor het meest aangewezen is. Op basis van strikte machtigingen kunnen andere instellingen via het netwerk de informatie uit de verschillende gegevensbanken raadplegen.

Met het oog op de geautomatiseerde uitwisseling van persoonsgegevens beschikt de KSZ over een gegevensbank waarin uitsluitend verwijzingsgegevens worden bewaard:

• van welke personen in welke hoedanigheden dossiers bestaan bij welke instellingen voor sociale zekerheid over welke perioden;
• welke gegevens de verschillende soorten instellingen mogen verkrijgen over de verschillende soorten dossiers;
• welke gegevens over de verschillende soorten dossiers beschikbaar zijn bij de verschillende soorten instellingen.

Wanneer een instelling voor sociale zekerheid bepaalde gegevens nodig heeft voor haar taakuitvoering, moet zij haar aanvraag elektronisch aan de KSZ zenden. Dankzij haar verwijzings- en situeringsrepertorium kan de KSZ nagaan of de gevraagde gegevens al beschikbaar zijn bij een andere instelling die is aangesloten op het netwerk. Zo ja, dan zal zij die gegevens ter beschikking stellen van de vragende instelling. Slechts wanneer de gevraagde gegevens nog niet beschikbaar zijn in het netwerk, mag de vragende instelling deze gegevens rechtstreeks opvragen bij de werkgever of de sociaal verzekerde. De KSZ zorgt ook voor de automatische mededeling aan de andere instellingen van bepaalde wijzigingen die door een instelling aangebracht worden in de gegevens die ze bewaart.

Ten slotte is de KSZ ook een motor in de ontwikkeling van het portaal van de sociale zekerheid, waar basisinformatie over de sociale zekerheid te vinden is. Deze informatie wordt aangeboden in de vorm van modules die de logica van de levensgebeurtenissen volgen. De werkgevers en sociaal secretariaten kunnen kennisnemen van de informatie, richtlijnen, glossaria en testscenario’s over de multifunctionele aangifte van de loon- en arbeidstijdgegevens en de aangifte van sociale risico’s. Tot nu toe zijn er al vijfentwintig transacties beschikbaar gesteld.

Andere toepassingen
Zowel in Vlaanderen als bij de federale overheid zijn er nog andere centrale databanken van kleinere omvang in opbouw:

1. Het (federale) centrale strafregister wordt een authentieke en centrale bron voor strafrechtelijke veroordelingen en zal de afschaffing mogelijk maken van het huidige ‘Attest van goed gedrag en zeden’. De voltooiing is voorzien in 2006.
2. Het (federale) vennootschapsdossier is een elektronische databank waarin alle vennootschapsakten worden opgeslagen en zal in de tweede helft van 2005 worden afgerond.
3. Het (Vlaamse) centrale bedrijvenbestand CBB is een eenvormig register met bedrijfsexploitatiegegevens, zowel van rechtspersonen als van natuurlijke personen.

Tot besluit
Met kruispuntbanken en andere toepassingen van egovernment kunnen grote administratieve vereenvoudigingen en kostenverminderingen worden gerealiseerd. Het blijft een grote uitdaging voor de overheid om deze vereenvoudigingen te realiseren. De uitbouw van kruispuntdatabanken en de volwaardige toepassing van het principe van unieke gegevensinzameling kan namelijk nog gehinderd worden door:

• gebrek aan afstemming tussen verschillende diensten bij de verzameling en uitwisseling van gegevens als gevolg van verouderde software en gegevensinput;
• een tekort aan de nodige fondsen voor belangrijke hervormingsprojecten;
• radicale toepassing van de privacywetgeving waardoor het delen van gegevens wordt bemoeilijkt;
• bevoegdheidsconflicten tussen verschillende overheidsdiensten en beleidsniveaus.

Meer informatie

• Kenniscel Wetsmatiging: http://www.vlaanderen.be/wetsmatiging
• Kruispuntbank voor Ondernemingen: http://mineco.fgov.be/enterprises/crossroads_bank/home_nl.htm
• Kruispuntbank voor Sociale zekerheid: http://ksz-bcss.fgov.be/nl/index.asp

Voor de stand van zaken rond de eenmalige gegevensverstrekking en de basisregistraties in Nederland: website van het ministerie van BZK, http://www.minbzk.nl/ict_en_de_overheid

J. Van Steelandt, M. Dierickx Visschers en N. Van Neck zijn respectievelijk hoofd en medewerkers van de Kenniscel Wetsmatiging, het coördinatiepunt voor administratieve vereenvoudiging en een meer gebruiksvriendelijke regelgeving van de Vlaamse overheid.