Project- en programmamanagement als sturingsperspectief

Dit keer is een thema gekozen als selectiecriterium voor de te recenseren boeken. De lijnorganisatie kan de uitdaging van enkelvoudige vraagstukken goed aan, maar is minder geschikt voor de samenhang van complexe maatschappelijke problemen. De drie besproken boeken kunnen een belangrijk naslagwerk en hulpmiddel zijn voor de controller die moet adviseren over een adequate aanpak. De boeken beschrijven de essentie van project- en programmamanagement en de rol van de opdrachtgever.

De ‘kleine’ MSP. Managing Successful Programmes
R.M.Hof, ten Hagen & Stam, 2003, ISBN 9044007327, 126 blz.

Goed kader voor keuze van besturingsmodel
De afgelopen jaren is de behoefte om maatschappelijke vraagstukken door middel van programmamanagement te lijf te gaan steeds groter geworden. De complexiteit van de maatschappelijke uitdaging levert voor de organisatie een vraagstelling op die haar uitnodigt buiten de bestaande kaders te treden.
Dit boek licht toe wat programmamanagement inhoudt en beschrijft gedetailleerd hoe je een programma identificeert en definieert. Een programma is een unieke organisatievorm en dient om de organisatie te ondersteunen in een verandering die van strategisch belang is. Het programma wordt ingericht voor het gecoördineerde beheer van een portfolio aan projecten, inspanningen en middelen, onzekerheden en risico’s met gecontroleerde stappen in een veranderende omgeving.
Het programmasucces wordt afgemeten aan de gerealiseerde blauwdruk en gerealiseerde baten/bijdragen (meetbare verbeteringen van bestaande of nieuwe operaties en diensten), die van strategisch belang zijn. Een programma onderscheidt zich van multiprojectmanagement in de samenhang van de projecten. Bij een programma is de route langs projecten en andere activiteiten niet geheel voorspelbaar. De besturing vindt plaats op basis van belangen, risico’s, interacties en middelen, terwijl dat bij (multi-)projecten gebeurt op tijd, geld, risico’s, kwaliteit en scope.
Het boek biedt een kader voor de keuze van een geschikt besturingsmodel bij de oplossing van vraagstukken. Er wordt uitgebreid stilgestaan bij de besturing van een programma en het management van de portfolio van projecten en activiteiten die het programma bepalen. Daarna wordt stilgestaan bij het managen van de opbrengsten van het programma en het uiteindelijk afronden van een programma. Het boek heeft een sterk ‘kookboekkarakter’ en bevat prima ingrediënten waarmee de controller het programmamanagement in zijn organisatie kan beoordelen. Definities, schema’s en samenhangende overzichten vormen een toegankelijk en handzaam document.

The Handbook of Project-based Management. Improving the Processes for Achieving Strategic Objectives
J.R.Turner, McGraw-Hill, 1999, ISBN 0077091612, 529 blz.

Standaardwerk
De tweede druk van dit standaardwerk biedt alles voor het opzetten van degelijk projectmanagement. Een boek dat op de plank van elke (public) controller moet staan bij organisaties die veelvuldig gebruik maken van projectmanagement. Het boek behandelt de context waarin projectmanagement kan gedijen. Vervolgens wordt uitgebreid stilgestaan bij de belangrijkste elementen van de projectbesturing. Hoe manage je de organisatie, de scope (gericht op de functie van het efficiënt inzetten van activiteiten om een project effectief te realiseren), de kwaliteit, de kosten, de tijd en de risico’s? Alle (tussentijdse) resultaten en activiteiten die nodig zijn voor de realisering van een succesvol project, worden beschreven in de PBS (product breakdown structure). Een goede PBS is bepalend voor het succes omdat deze een degelijke control en het delegeren van samenhangende werkpakketten mogelijk maakt, de beoordeling van tussenresultaten faciliteert en risicomanagement ondersteunt.  De kracht van het boek is dat het zowel oog heeft voor de techniek als voor de culturele normen, waarden en vragen rond projectmanagement. Het zit vol met praktische voorbeelden en elk hoofdstuk wordt afgesloten met een aantal conclusies en aanbevelingen. In deel drie wordt het proces rond de inrichting en besturing van projecten beschreven, zoals de definiëring, de implementatie, de control en de afronding van een project. In het vierde deel staan de procedures centraal. Zo wordt stilgestaan bij internationale standaards zoals PRINCE2 en ISO 10006, alsmede het diagnostisch instrumentarium, maar ook bij de taak van het projectmanagement. Het diagnostisch instrumentarium is concreet hanteerbaar in de praktijk, doordat concrete vragenlijsten worden gegeven. De literatuurlijst is degelijk maar niet groot. Ook wordt verwezen naar bruikbare software voor de ondersteuning van projectmanagers. Belangwekkend om op te merken is misschien dat er een Nederlandse vertaling van dit standaardwerk op stapel staat.

Hoe haal ik het beste uit mijn project?
M. van der Molen, Lemma, 2005, ISBN 9059313542, 102 blz.

Methoden werken niet, mensen wel
Maar weinig boeken gaan specifiek in op de rol van de opdrachtgever. Dit boek vult dat gat. Methoden werken niet: alleen mensen werken. Dat lijkt het leidende motief van dit boek en terecht. Het sluit aan op de basisbeginselen van PRINCE2, een methodiek die voor veel projecten bij de overheid overigens als te zwaar kan worden gekwalificeerd. Het boek is er niet minder lezenswaardig door. Het is zeer toegankelijk en stelt de business case, de zakelijke rechtvaardiging van een project centraal.
De verhouding tussen projectorganisatie en lijnorganisatie wordt beschreven aan de hand van de belangrijkste betrokkenen bij de besturing van een project, de toekomstige gebruikers van het resultaat, de leveranciers van middelen en deskundigheid voor de realisering van het project en de opdrachtgever. Daarnaast is er ruim aandacht voor het omgaan met onzekerheden, de budgetbeheersing en de valkuilen bij de toepassing van het instrumentarium PRINCE2. Het boek is goed hanteerbaar voor de public controller, hoewel de kanttekening gemaakt moet worden dat het geen oog heeft voor de specifieke context waarin de public controller moet werken. Als de opdrachtgever formeel een bestuur-der is gelden in het publieke domein andere normen en waarden dan die waarop in het boek gewezen wordt. De bestuurlijk opdrachtgever zal een ambtelijk gedelegeerd opdrachtgever moeten benoemen om tot een werkbare oplossing te komen. Deze gedelegeerd opdrachtgever zal zich niettemin veel gelegen moeten laten liggen aan de kaders die in dit boek gegeven worden. De problemen waar een dergelijke opdrachtgever dan voor staat hebben geen plaats in het boek. Die problemen maken programmamanagement bij de overheid overigens extra gecompliceerd. Maar tegelijkertijd is dat ook wel de uitdaging waar je voor kiest door in het publieke domein te gaan werken.

Drs. H.T.M. ter Braak is docent strategie en verandermanagement aan de Vrije Universiteit Amsterdam en organisatieadviseur bij WagenaarHoes.