Onderhandelen

Onderhandelen is voor velen een dagelijkse bezigheid, ook bij de overheid. John Kenneth Galbraith schreef “Seks daargelaten, is onderhandelen de meest voorkomende en de meest problemen opleverende activiteit waarbij mensen betrokken raken, en tussen beide zaken bestaat een samenhang.” Er wordt ook veel over geschreven. We behandelen drie boeken die het onderhandelen vanuit verschillende perspectieven op een rij zetten en de lezer handvatten bieden om zijn kennis te verdiepen. Onderhandelen vormt een belangrijk natuurlijk onderdeel van het dagelijkse politieke optreden van bestuurders en politici. Voor managers en controllers geldt het ook als een belangrijk aspect van hun taak. Wat is een goede aanpak? Welke voorbereiding past daarbij? Hoe ga je om met lastige gesprekspartners? Hoe open je de onderhandelingen? Drie boeken die het thema gemeen hebben, maar ieder een verschillende invalshoek bieden.

Excellent onderhandelen
Roger Fischer, William Ury, Bruce Patton, the Harvard Negotiation Project, Business Contact, Amsterdam, dertigste druk 2006, ISBN 9025401139, 184 blz.

Dit boek biedt een methode die zich in praktijk heeft bewezen. Een methode welke, zo menen de auteurs een praktische gids vormt voor het best mogelijke resultaat in iedere onderhandeling. Het boek kent de volgende opbouw. Onderhandel nooit over posities. Scheidt mensen van het probleem, richt je op belangen en zoek naar oplossingen in wederzijds belang. Dring aan op objectieve criteria. Vervolgens wordt de ‘ja, maar’-vraag beantwoord. Ja, maar als de andere partij nu eens machtiger is, of als hij nu eens niet mee wil doen, of gemene trucs wil uithalen. Vragen over redelijkheid, omgaan met mensen tactieken en macht worden heel praktisch van een antwoord voorzien. Het boek besluit met een analytische inhoudsopgave. Theoretische verhandelingen worden gelardeerd met voorbeelden die sprekend zijn. Iedere onderhandeling begint met het besef dat de gedachten van de respectievelijke deelnemers over dezelfde onderwerpen verschillen. Dat is het probleem. Je verplaatsen in de ander is de opdracht. Als instrument wordt de cirkelkaart geboden die een vermenigvuldiging van de oplossingsmogelijkheden kan opleveren. Jioe-jitsoe onderhandelen levert een aanpak in lastige situaties en wordt concreet uitgewerkt. Het is beter de kritiek van de ander uit te lokken dan er weerstand aan te bieden. Als mensen een krachtige positie hebben kun je voor de verleiding vallen die positie te bekritiseren en te verwerpen. Als je onder druk komt kun je trachten tegendruk uit te oefenen. Doorbreek een opkomende vicieuze cirkel (positiespel, aanval etc.) door een weigering om erin te stappen. Wend de kracht van de ander aan in je eigen voordeel. Het boek biedt praktische suggesties. Tracht achter de belangen te komen die erachter schuil gaan. Gemene trucs komen aan bod evenals de methoden om ze als wederpartij te hanteren. Al met al een praktisch, maar niet al te diepgravend boek.

Onderhandelen met lastige mensen
William L. Ury, Business Contact, Amsterdam, twaalfde druk 2005, ISBN 9025401597, 230 blz.

Zelfs de aardigste en redelijkste mensen kunnen onder spanning veranderen in boosaardige, onhandelbare opponenten. Onderhandelingen kosten soms vreselijk veel tijd, bezorgen ons slapeloze nachten en zelfs maagzweren. Dit boek start met ‘de voorbereidingen’ vervolgt met ‘de strategie van de doorbraak’ en besluit met ‘van tegenstanders naar partners’. Met de strategie van de doorbraak biedt het boek een methode om in vijf stappen een doorbraak te forceren. Stel intuïtieve reacties uit en ga naar het balkon (om na te denken en af te koelen). Tracht de negatieve gevoelens van de wederpartij uit te schakelen. Kies er voor om een ander kader te ontwikkelen en ingraven te voorkomen of te hanteren. Bouw een gouden brug voor de wederpartij om gezichtsverlies te vermijden. Gebruik je macht om de wederpartij iets te leren. Laat zien dat er alleen iets te winnen is door met jou in zee te gaan. Laat zien wat je mogelijk kunt, maar vermijd je macht echt in te moeten zetten. De beste generaal trekt immers nooit ten strijde, zei Sun Tzu ruim twee duizend jaar geleden. De voorbereiding is het krachtigste middel in elke onderhandeling. Het stellen van goede vragen vormt tijdens onderhandelingen het belangrijkste wapen. Het biedt je de gelegenheid de onderliggende belangen van je wederpartij te leren kennen, maar ook om respect van de wederpartij te verdienen. Overhaast je nooit. Toon voortdurend respect voor de wederpartij. Ga bewust om met je BAZO, je beste alternatief zonder overeenkomst. Het vormt een concept dat in onderhandelingen een belangrijk hulpmiddel is. Grijp nooit naar ongeoorloofde middelen, hoe lastig je gesprekspartner ook is. Een machtsstrijd is een wisselwerking. Sla nooit terug, maar zet de wederpartij buiten spel, desnoods door een derde partij te betrekken. Al met al hebben we hier een goed en ook weer praktisch boek, waarbij je als lezer blijft zitten met de vraag waar het zijn titel aan ontleent.

Onderhandelen
W.F.G. Mastenbroek, Spectrum, Utrecht, vijftiende druk 2004, ISBN 9027429375, 239 blz.

Van de drie heeft dit boek de meeste diepgang. Het heeft een apart deel met literatuurverwijzingen voor verschillende praktische en theoretische thema’s en een deel dat oefeningen biedt om de geboden stof van kennis tot vaardigheid te brengen. Het boek start met het uitwerken van een model voor onderhandelen. Daarna komen speciale situaties en problemen aan de orde. Het boek licht toe hoe inhoudelijk resultaat opgebouwd kan worden en hoe de machtsbalans beïnvloed kan worden. Belangrijke dilemma’s waar onderhandelaars mee te maken hebben worden theoretisch en praktisch uit de doeken gedaan. Het gaat dan om toegeeflijk versus bikkelhard (belangen), weinig verweer versus dominant (macht), joviaal persoonlijk versus vijandig (klimaat) formeel en explorerend versus repetitief vermijdend (flexibiliteit). Verschillende onderhandelingsstijlen worden uit de doeken gedaan, zoals de ethisch overtuigende stijl, de analytische agressieve stijl, de joviaal coöperatieve stijl en de beweeglijk agressieve stijl.
De stijlen tonen zich door de posities die gekozen worden in de dilemma’s. Productieve en minder productieve kanten van de stijlen worden uitgewerkt. Emotionele manipulatie wordt concreet. De sfeer is belangrijk, flexibiliteit een noodzakelijke vaardigheid. Het beïnvloeden van de achterban speelt een belangrijke rol in het spel van de constructieve onderhandelaar. De psychologische kern en het historische perspectief van onderhandelen worden behandeld. Al met al een boek dat voor de autodidact en de trainer vele goede ingangen biedt om de eigen kennis en vaardigheid of die van anderen op een hoger peil te brengen.

Drs. H.J.M. ter Braak is wetenschappelijk hoofddocent strategievorming en verandermanagement aan de Vrije Universiteit Amsterdam en organisatieadviseur bij WagenaarHoes.