Invoering Europese betalingsrichtlijn

Als gevolg van de invoering van een Europese richtlijn, de zogenaamde Late Payment Directive, zullen in alle EU-landen dezelfde betaaltermijnen gaan gelden en kunnen ondernemers binnen heel de Europese Unie op dezelfde manier hun geld incasseren. In Nederland is per 1 juli 2012 de Wet Normering Buitengerechtelijke Incassokosten van kracht. Deze wet is samen met hetgeen vermeld staat in artikel 119 BW61, de Nederlandse uitwerking van de Europese Richtlijn.1

Zowel de overheid als ondernemingen worden door de Europese Richtlijn gedwongen hun factuurverwerkingsproces te optimaliseren. Het te laat betalen van facturen brengt in de toekomst substantiële kosten met zich mee. Voor iedere te laat betaalde factuur mag een leverancier invorderingskosten in rekening brengen en rente berekenen over het factuurbedrag. Betalingsachterstanden worden als gevolg van deze regeling sneller een financieel risico.

De inhoud van de regeling
De regeling is in beginsel gericht op overheidsinstellingen en ondernemingen. Het gaat niet alleen om het rijk, de provincies en de gemeenten, maar om publieksrechtelijke organisaties in brede zin, zoals het Kadaster, openbare scholen, politie en academische ziekenhuizen. Het uitgangspunt is dat alle overheidsinstanties en bedrijven zonder uitzondering hun facturen (uiterlijk) binnen 30 dagen na ontvangst – dit is iets anders dan na factuurdatum – betalen. Dit laatste was voor overheden al bepaald in het regeerakkoord, maar is nu ook wettelijk vastgelegd. Onder strikte voorwaarden mogen ondernemingen onderling een betalingstermijn hanteren tot maximaal zestig dagen, mits dit niet voor de schuldeiser onevenredig oneerlijk is. Deze langere termijn moet expliciet worden vastgelegd. Een verwijzing naar algemene voorwaarden is hierbij onvoldoende. Hetzelfde geldt wanneer er een kortere betalingstermijn is afgesproken; ook deze dient expliciet te zijn afgesproken en vastgelegd.

Met de ingang van de nieuwe regeling mogen schuldeisers buitengerechtelijke incassokosten in rekening brengen bij hun debiteuren, indien facturen niet binnen de gestelde termijn zijn betaald. Dit was tot op heden niet het geval. Buitengerechtelijke incassokosten bestaan uit de kosten die een organisatie moet maken om te laat betalende debiteuren te herinneren en aan te manen. Hiervoor is de staffel ontwikkeld als weergegeven in de tabel.

Tabel. Hoogte buitengerechtelijke incassokosten

Deze buitengerechtelijke incassokosten mogen slechts één keer in rekening worden gebracht per te laat betaalde factuur. Er bestaat geen informatieplicht ten aanzien van deze bedragen. Dat betekent dat crediteuren niet hoeven aan te tonen dat zij deze invorderingskosten daadwerkelijk gemaakt hebben. Eventuele andere (gerechtelijke) incassokosten die de schuldeiser maakt mogen apart in rekening worden gebracht. Voor het vorderen van de gerechtelijke incassokosten moeten ondernemingen onderling eerst een aanmaning sturen waarin de hoogte van de incassokosten staat vermeld.

Tevens mag de wettelijke handelsrente over het factuurbedrag worden berekend. Dit mocht ook al volgens de oude regeling, maar in de nieuwe regeling is de handelsrente met 1% verhoogd (de actuele handelsrente per januari 2012 bedraagt nu 8% op jaarbasis). Wanneer schuldeisers in hun algemene voorwaarden of overeenkomst met de schuldenaar de hoogte van de verschuldigde rente vastleggen, is er sprake van contractuele rente. Als deze rente lager is dan de wettelijke rente, wordt deze vervangen door de wettelijke rente. Wanneer geen contractuele rente is overeengekomen, geldt de wettelijke rente voor handelstransacties of niet handelstransacties. Bedrijven en overheid zijn automatisch wettelijke rente verschuldigd als ze de betalingstermijn overschrijden. Dit houdt in dat de schuldeiser geen aanmaning of ingebrekestelling hoeft te versturen. Wel mag gevraagd worden om een factuur voor het betalen van de handelsrente, om de financiële administratie sluitend te houden.

Belangrijkste gevolgen voor de publieke sector
Bij de implementatie van deze Europese Richtlijn is de basisgedachte dat de publieke sector een voorbeeldfunctie heeft. Daarom zijn de eisen die worden gesteld aan overheden strenger dan voor ondernemingen. Het midden- en kleinbedrijf wordt gezien als een van de belangrijkste steunpilaren van de economie en de overheid is een belangrijke klant voor deze ondernemers. Daarom is het van belang dat overheden op tijd hun facturen betalen. De doelstelling van de richtlijn is tweeledig: enerzijds beoogt het de betalingstermijn te verkorten, anderzijds is het doel om betalingsachterstanden te verminderen waardoor ondernemers worden geholpen en de economie een stimulans krijgt.

Aan het voorbeeldgedrag van de overheid wordt onder andere invulling gegeven door op eigen initiatief de verschuldigde rente en incassokosten te betalen bij te late betaling van een factuur. Bedrijven behoeven hiervoor geen herinnering/aanmaning meer te versturen. Dit verlaagt de administratieve lasten van bedrijven.

Natuurlijk kunnen er gegronde redenen zijn voor latere betalingen dan afgesproken. Indien de factuur onduidelijk is, of onjuistheden bevat, dan kan een onderneming zich niet beroepen op de maximale termijn van 30 dagen. Een tijdige signalering van onjuistheden in de factuur is wenselijk.

Oplossingsrichtingen
Gezien het voorbeeld gedrag van de overheid is een efficiënt inkoopproces en efficiënte administratie van levensbelang, ook om te zorgen dat automatisch de verschuldigde rente en incassokosten worden meegenomen in het uit te betalen bedrag wanneer een factuur te laat wordt betaald.

Het doel van de overheid zou moeten zijn om te komen tot digitalisering van de factuurstroom wat leidt tot een efficiënter inkoopproces van hoge kwaliteit, waarin als gevolg van digitale gegevensuitwisseling met leveranciers nauwelijks nog manuele handelingen hoeven te worden uitgevoerd. Om daar te komen zal de overheid een visie moeten hebben op het inkoopproces, waarbij er niet alleen gekeken wordt naar een efficiëntere werkwijze voor zichzelf maar ook voor de leveranciers van de overheid.

Het gebruik van een Trading Platvorm Provider (TPP) (bijvoorbeeld Digipoort, Ariba, OB10 of Certipost) kan helpen om facturen van leveranciers gemakkelijk aan te sluiten op de verschillende systemen van overheden. Een TPP converteert een digitale factuur van de leverancier in een format dat geautomatiseerd kan worden ingelezen in de boekhouding van de kopende organisatie. De leverancier kan dus in zijn eigen ‘taal’ een digitale factuur naar het TPP sturen, waarna het TPP ervoor zorgt dat dit bestand wordt omgezet. Hierbij is het wel van belang dat de kosten voor het gebruik van TPP per factuur beperkt zijn en dat de aansluiting op de TPP snel en gemakkelijk is.

Dit is echter alleen de voorkant van de inkoopproces. De overheid zal ook het controleren en fiatteren van de facturen sneller en efficiënter moeten laten verlopen door workflowsystemen beter te gebruiken. Dit kan onder andere door three-way-matching (de aansluiting tussen de bestelorder, levering en factuur) efficiënt en geautomatiseerd in te richten en het gebruik van inkooporders te bevorderen. Daarnaast kan de overheid, net als veel grote bedrijven, ervoor kiezen om bedragen onder een drempelbedrag direct naar de leverancier over te maken en controle achteraf te laten plaatsvinden.

Conclusie
Steeds meer overheden ontwikkelen in dit verband plannen om het betaalgedrag te verbeteren. Het monitoren van facturen binnen de organisatie, een geautomatiseerde factuurverwerking en het direct betalen van lage facturen zijn oplossingen waar veel publieke organisaties over nadenken. Daarnaast zouden publieke organisaties moeten zorgen dat zij zo snel mogelijk inzicht krijgen in de juistheid van de factuur en de kwaliteit van levering. Hiermee voorkomen ze vertragingen in de betalingen op basis van onduidelijkheden of onjuistheden. Een optimale factuurverwerking wordt daarom een van de succesfactoren om betalingsachterstanden en de daarbij horende financiële risico’s te voorkomen.

Drs. Wim Nieuwenhuis en drs. Marc Hählen, consultants bij ConQuaestor.

Noot
1 Burgerlijk Wetboek 6, Artikel 119:
Lid 1) De schadevergoeding, verschuldigd wegens vertraging in de voldoening van een geldsom, bestaat in de wettelijke rente van die som over de tijd dat de schuldenaar met de voldoening daarvan in verzuim is geweest.
Lid 2) Telkens na afloop van een jaar wordt het bedrag waarover de wettelijke rente wordt berekend, vermeerderd met de over dat jaar verschuldigde rente.
Lid 3) Een bedongen rente die hoger is dan die welke krachtens de vorige leden verschuldigd zou zijn, loopt in plaats daarvan door nadat de schuldenaar in verzuim is gekomen.