'Den Haag in control: 'de luiken open...'

Vanaf september 2006 volgen circa 180 financiële professionals van de gemeente Den Haag een 8 á 12-daags opleidingstraject bij de Vrije Universiteit. Het collegeprogramma – met als thema ‘Mee doen’ – liep hier als een rode draad doorheen. Want het vak van de financiële professional staat evenals de samenleving niet stil! Hét centrale thema van het programma is dan ook ‘De luiken open …’. De opleidingen zijn mede gefinancierd met geld uit het Europees Sociaal Fonds (ESF).

Circa 180 medewerkers in de Haagse financiële functie volgen vanaf september 2006 dit speciaal vóór de gemeente Den Haag dóór de Vrije Universiteit (VU) ontwikkelde programma. Deelnemers zijn afkomstig van álle gemeentelijke diensten.1
De VU ontwikkelde drie subprogramma’s, te weten voor controllers (12 dagen), financiële adviseurs (8 dagen) en administratief leidinggevenden (8 dagen). Na afronding mogen de deelnemers zich ‘financieel professional’ noemen.
En dat is nog niet alles. Want zoals een collega al terecht opmerkte: “een professional houdt zijn of haar vak continue bij, net als het onderhoud van een huis.” Daarom start binnenkort het zogeheten veranderteam. Dit v-team bestaat uit ca. acht betrokken, deskundige deelnemers aan de opleidingen. Zij gaan in opdracht van Gerard Boot (directeur Financiën) aan de slag om professionaliteit een blijvende plaats te geven in het dagelijkse werk van elke Haagse, financiële collega.

Strategische adviesfunctie
Directe aanleiding voor de start van het traject is de wens en behoefte van bestuur, management en controllers om tot een meer strategische invulling van de financiële functie te komen, met als kernbegrippen ‘omgevingsgerichtheid’, ‘deskundigheid’ en ‘pro-activiteit’.

Deze wens past in een bredere ontwikkeling, die ook bij ondernemingen en maatschappelijke organisaties gaande is. Specifiek voor gemeenten geldt, dat de financiële professional zich – naast het bewaken van de financiële kaders – meer en meer gaat bezighouden met strategische vragen over doeltreffend-, doelmatig- en rechtmatigheid van de gemeentelijke organisatie en er bovendien voor zorgt, dat de informatievoorziening aansluit bij de behoefte van bestuur en management.

De hierboven geschetste ontwikkeling is de afgelopen jaren op verschillende manieren al tot groei en bloei gekomen binnen de gemeente Den Haag, maar een gemeenschappelijk referentiekader en toekomstbeeld ontbraken nog. En juist in een opleidingstraject, waarin nieuwe inzichten worden aangereikt en communicatie over en weer plaatsvindt tussen de deelnemers, wordt hier aan gewerkt.

Belangrijke veranderingen binnen én buiten de gemeentelijke organisatie hebben bijgedragen aan de verschuivende rol en taak van de financiële professional:

• Raad, college en topmanagement hebben sinds de invoering van het dualisme elk vanuit de eigen verantwoordelijkheid behoefte aan een strategisch, onafhankelijk advies.2
• Het is steeds beter mogelijk om op resultaat te sturen, doordat in de planning&control-cyclus (steeds meer) gewerkt wordt met programma’s, producten, kengetallen en (integrale) kostprijzen. Begrippen als doeltreffendheid en doelmatigheid worden hierdoor steeds beter hanteerbaar.
• Door de toegenomen mogelijkheden van ICT is ook de behoefte ontstaan om bestuur en management sneller en efficiënter van informatie te voorzien en de diverse uitvoerende financieel-administratieve processen efficiënter in te richten.
• Omdat de accountant ook het oordeel over de rechtmatigheid meeneemt in het verslag aan de raad, is er steeds meer aandacht ontstaan voor het werken conform externe regelgeving (o.a. aanbestedingsrecht, subsidieverantwoording, financiële verslaglegging).

Deze ontwikkelingen worden opgepakt vanuit de financiële functie, zijn van invloed op de inhoud van de werkzaamheden van elke financiële professional, maar zijn ook nog eens van grote invloed op de samenwerkingsrelaties met andere collega’s in de organisatie, zoals management, beleidsontwikkelaars, stadsdeelmanagers, projectleiders, accountants, ICT’ers en HRM’ers.

Het traject
Begin 2006 kwamen de concern- en dienstcontrollers bijeen in conferentieoord Overvoorde om te brainstormen over de opzet van het programma. Gezamenlijk resultaat die dag was een conceptopzet voor de opleidingen, alsook de uitgesproken wens de weg naar een strategische invulling van de financiële functie in te slaan. De uitvoering van het programma is via een offerteprocedure gegund aan de Vrije Universiteit. Belangrijke selectiecriteria waren onder andere de kwaliteit van het voorstel (aansluiting bij de doelstellingen van de controllers, didactiek) alsook de ervaring en deskundigheid van de docenten. Niet of nauwelijks vooraf in een ‘bestek’ te vatten, maar wel van ontzettend grote waarde voor het welslagen van het traject was de enorme betrokkenheid en enthousiasme van de docenten.3

Kernbegrippen programma's

Na de gunning werkte het docententeam (o.l.v. Rick Anderson) de verschillende programmaonderdelen verder uit, verzamelde vakliteratuur en stelde cases samen. Tegelijkertijd werden groepen samengesteld en ingeroosterd. Deelnemers konden ook zelf cases uit de eigen werkpraktijk aandragen.
Didactisch stond de mix tussen de eigen werkpraktijk, een geïntegreerde aanpak met theoretische inzichten, casesgerichtheid en (persoonlijke) bekwaamheden centraal.

En het blijft niet bij de opleiding alleen. Want een professional houdt zijn vak immers continu bij. De Vrije Universiteit voerde een inventariserend onderzoek uit om alvast een impuls te geven aan het vervolg. Zij interviewden ‘klanten’ van de financiële functie (voorzitter rekenkamercommissie, wethouders, directeuren) en deelnemers konden op eigen initiatief ‘signalen’ afgeven voor verbeteringen in de financiële functie. Deze signalen en de interviewresultaten zijn samengevat in een rapportage aan de hand van een zestal thema’s:

• Van buiten naar binnen denken, bestuurlijke omgevingsgevoeligheid
• Administratieve lasten(verlichting) en informatieverzorging,
• Strategische advisering,
• Control, instrumenten en rapportages,
• Personeelsbeleid t.a.v. de financiële en controlfunctie,
• Dienstoverschrijdend samenwerken.

De deelnemers aan de opleidingen gaan binnenkort tijdens een seminar aan de slag met deze thema’s, samen met de leden van het v-team. Want ‘mee doen’ geldt niet alleen voor de inwoners van Den Haag, maar ook voor de Haagse financiële professionals. Het resultaat van deze dag is een verbeteragenda voor de financiële functie. Een agenda waar wij allemaal een steentje aan hebben bijgedragen. En om het tot een succes te maken ook zeker nog de nodige steentjes aan bij zullen graan dragen. Want je vak bijhouden, dat doe je continue. En het werkt nog veel beter om dat samen met je collega’s te doen.

Neeldert Wielenga is financieel beleidsmedewerker bij de directie Financiën, gemeente Den Haag, en had de rol van projectleider bij de opzet/uitvoering van de opleidingen.

Met dank aan alle betrokkenen (deelnemers én docenten) voor hun inzet en betrokkenheid bij het project, in het bijzonder Henny Hendriks (directie Financiën, hoofd Financiële verhoudingen, projecten & onderzoek). Haar vasthoudendheid was van grote waarde voor het in gang zetten van de hierboven beschreven ontwikkelingen.

Noten
1 Dienst Stedelijke Ontwikkeling (DSO), dienst Onderwijs, Cultuur en Welzijn (OCW), Dienst Stadsbeheer (DSB), dienst Sociale Zaken en Werkgelegenheid (SZW), Bestuursdienst (BSD), Dienst Burgerzaken (DBZ), Facilitaire Dienst (FAD), Gemeentelijke Belastingdienst (GBD), Haags Centrum Onderwijsbegeleiding (HCO), Dienst Openbare Bibliotheek (DOB), Haeghe Groep, Brandweer, Gemeentelijke Accountantsdienst (GAD) en de dienst Primair Openbaar Onderwijs (POO).
2 Een interessante ontwikkeling hierbij is ook de opkomst van lokale rekenkamerfuncties, zoals de Haagse rekenkamercommissie (zie: www.rekenkamercommissie.nl).
3 Met dank aan: Rick Anderson, Goos Minderman, Ed Janssen, Paul van Haaren, Jan Hopstaken, René Hooijdonk, Harry ter Braak, Jorrit de Vries, Raymond Gradus, Caren van Egten en Harrie Aardema.