Een minister voor de rijksdienst

Voor het eerst in de Nederlandse politieke historie is er in de ministerraad plaats voor een programmaminister voor de rijksdienst. VVD’er Stef Blok zal deze post kleur en vorm moeten geven, waarbij hij tevens de portefeuille Wonen mag beheren. Deze nieuwe ministerspost biedt nieuwe kansen voor het toepassen van projectportfoliomanagement binnen de bedrijfsvoering van de rijksdienst.

Projectportfoliomanagement is een manier om het geheel aan projecten binnen een organisatie zo te beheersen dat deze een maximale meerwaarde hebben voor de gehele organisatie. Projectportfoliomanagement geeft de mogelijkheid om keuzes te maken welke projecten je wel of juist niet doet. Projectportfoliomanagement is al in het rapport van de Algemene Rekenkamer over het falen van ICT-rapporten genoemd als oplossing voor het beheersen van projecten1, maar tot nu toe is daar op een Rijks ICT-dashboard na, nog niet veel mee gedaan door de politiek. In dit artikel wijs ik op een viertal kansen voor de minister voor de rijksdienst om projectportfoliomanagement te verbeteren.

De functie van minister voor de rijksdienst
De afgelopen jaren is de interdepartementale samenwerking op het gebied van de bedrijfsvoering steeds groter geworden. Ook vanuit de politiek is er een roep geweest om de bedrijfsvoering zo veel mogelijk samen te voegen. De schaalvoordelen voor het samenvoegen van deze taken zijn evident, maar centrale politieke sturing is er nog niet. Vandaar dat het niet meer dan logisch is dat er nu ook een ministeriële post is die zorg kan dragen voor een overkoepelende rijksdienst. Maar is deze functie hier wel voor bedoeld?
In het regeerakkoord is een aantal belangrijke bestuurlijke vernieuwingen opgenomen, zoals de samenvoeging van provincies tot vijf landsdelen en de incorporatie van de waterschappen binnen deze landsdelen. Daarnaast wordt over de rijksoverheid gesteld dat deze “… goedkoper, flexibeler en efficiënter [gaat] werken, met minder bestuurlijke en ambtelijke drukte en regeldruk.”2 Ook zullen de zelfstandige bestuursorganen (ZBO’s) qua bedrijfsvoering moeten aansluiten bij rijksbrede shared services zoals P-Direkt, FMHaaglanden en SSO ICT Den Haag. Voor het overige heeft de ministerspost vooral als doel om arbeidsvoorwaardelijke veranderingen te bewerkstelligen (normering topinkomens, normalisering van arbeidsvoorwaarden voor ambtenaren en de promotie van vrouwen in topfuncties).
Minister Blok heeft via het Coördinatiebesluit organisatie en bedrijfsvoering rijksdienst 2011 de bevoegdheid om in samenwerking met andere departementen taken interdepartementaal te bundelen. Deze doorzettingsmacht wordt in het regeerakkoord ook bevestigd. Slechts in de toelichting bij de 1,1 miljard bezuinigingen wordt kort aangestipt dat deze gerealiseerd kan worden door het versterken van de governance en sourcing binnen de bedrijfsvoering. Too little, maar hopelijk niet too late.

Projectportfoliomanagement in de rijksoverheid
Een goede vorm van projectgovernance is projectportfoliomanagement. Dit is het beheersen van het geheel aan projecten binnen een organisatie op een zodanige manier dat deze optimaal bijdragen aan de strategie van de organisatie. Door dit op een centrale wijze in te richten in een organisatie, is het mogelijk om flink te besparen op het projectbudget. Dit biedt zeker binnen de bedrijfsvoering van de rijksoverheid en de compacte rijksdienst een mooie kans om te bezuinigen.
Binnen de rijksoverheid staat projectportfoliomanagement (PPM) nog in de kinderschoenen. Een onderzoek in 2010 naar de volwassenheid van PPM heeft uitgewezen dat er beleidsmatig wel afspraken zijn, maar met name de praktische toepassing nog onvoldoende is.3 Binnen de verschillende onderdelen van de rijksoverheid zijn er vaak wel personen aangewezen als portfoliomanager, maar verschilt het mandaat van deze functie en is het proces rondom de totstandkoming van een projectportfolio niet uniform. Om maar niet te spreken van eenduidigheid in beslis- en prioriteringscriteria.

Kansen voor een beter projectportfoliomanagement
De nieuwe minister kan op een viertal punten een belangrijke rol spelen in de verbetering van projectportfoliomanagement binnen de rijksoverheid:

1 Inzicht krijgen in de totale portfolio aan ICT-projecten
Hoewel er een jaarlijkse rapportage is met alle ICTprojecten die groter zijn dan 20 miljoen euro of een hoog risicoprofiel hebben, blijft de vraag of de overheid hiermee écht in control is. De rapportage zegt weinig over de prognose van de op te leveren resultaten én is vooral een overzicht vanuit de verschillende departementen zonder onderlinge samenhang. Een totaaloverzicht van alle ICT-(bedrijfsvoerings) projecten per departement, dus ook de op papier kleinere projecten, geeft de regering een mogelijkheid om nog beter strategische keuzes te maken over welke initiatieven binnen welk departement worden ontplooid en op die manier flinke bezuinigingen te realiseren. Het risico dat er binnen departementen dubbele of zelfs tegenstrijdige initiatieven worden ondernomen, wordt hiermee ook kleiner.

2 Meer mandaat voor de Rijks-CIO
De komst van de minister voor rijksdienst brengt de kans met zich mee om meer mandaat te geven aan de Rijks-CIO in de besluitvorming over ICT-projecten. Naar aanleiding van het kritische rapport van de Algemene Rekenkamer over de aansturing van deze projecten is besloten om binnen het rijk niet alleen departementale Chief Information Officers (CIO’s) aan te wijzen, maar ook een Rijks-CIO. Deze heeft op dit moment vooral een beleidsmatige functie in het rijksbrede informatiseringbeleid. Hij heeft echter een beperkt mandaat over de projectportfolio en geen inspraak over de continuering en/of stopzetting van individuele projecten. Wanneer hij via de minister voor de rijksdienst een betere stem in de ministerraad heeft, kan deze er in ieder geval voor zorgen dat de samenhang van de verschillende grote ICTprojecten en de samenstelling van de projectportfolio meer wordt benadrukt op de politieke agenda.

3 De Rijks-CIO als projectportfoliomanager voor bedrijfsvoeringsprojecten
Door de ontwikkelingen binnen het programma Compacte Rijksdienst en de groei in interdepartementale samenwerking (SSC’s) op het gebied van PIOFAH-taken, zou de regie over de bedrijfsvoering van de rijksdienst ook meer op één plek moeten komen. De nieuwe minister zou de Rijks-CIO de rol van projectportfoliomanager moeten geven voor alle ICT-projecten in de bedrijfsvoering. Hij zou hierdoor op zijn minst rechtstreeks aan de minister kunnen adviseren over de departementen heen over projecten in de bedrijfsvoering. Door het betere overzicht en door nog meer te uniformeren en standaardiseren, kan een behoorlijk efficiencyvoordeel behaald worden.

4 Betere rijksbrede projectrapportages
Sinds een paar jaar is er naar Amerikaans model een online dashboard voor alle grote en risicovolle ICT-projecten4 binnen het rijk. Hoewel dit een grote stap voorwaarts is, geeft dit dashboard vooral schijncontrole. Zo heeft de invoering van een nieuw financieel management systeem binnen Veiligheid en Justitie volgens deze monitor aandacht nodig, zowel qua kosten, als qua doorlooptijd, maar staat het overall stoplicht op groen.5 Ook de uniformiteit laat te wensen over: sommige projecten geven aan wat zij bijdrage aan de strategie van de overheid (het regeringsbeleid), sommige doen dat niet, om maar te zwijgen over de indeling per projectrapportage. Een nieuwe minister kan wel druk uit oefenen om meer verbeteringen door te voeren in de rapportage, zoals uniformering en betere stuurinformatie (KPI’s). Dit zou een eerste stap kunnen zijn naar een vorm van rijksbreed projectportfoliomanagement.

Wat levert deze verbeterde projectgovernance nu op voor burgers? In het kort: een duidelijker verantwoording van projecten binnen de overheid, minder verspilling en meer resultaat. Een rijksbrede projectportfolio zorgt ervoor dat er overzicht is over projecten, zowel interdepartementaal als binnen de verschillende ministeries. Het geeft, zeker voor de bedrijfsvoering, grote kansen om meer coördinatie te krijgen tussen departementen en daarmee niet alleen te besparen bij de reeds bestaande projecten maar ook te zorgen dat de initiatieven die nog worden ontplooid ook bijdragen aan de rijksbrede ontwikkelingen. Daarnaast blijkt uit de private praktijk dat een betere (strategische) selectie van projecten, vaak ook zorgt dat de projecten die gedaan worden, beter resultaat leveren. De kansen om slim te bezuinigen liggen er.

Roel van Horne is consultant Project Governance & Control bij ConQuaestor.

Noten
1 ‘Lessen uit ICT-projecten; Deel B’, Rapport Algemene Rekenkamer, pagina 55.
2 Regeerakkoord ‘Bruggen slaan’, 29 oktober 2012, pagina 42.
3 ‘Volwassenheid van projectportfoliomanagement in de Rijksoverheid’, Onderzoek ConQuaestor, december 2010.
4 https://www.rijksictdashboard.nl
5 Project Leonardo had volgens de rapportage een initiële raming van 15,3 mln. in 2008. Deze raming is eind 2009 herijkt naar 30,87 mln. De geschatte kosten zijn op dit moment ongeveer 35 mln. en het project zou in februari 2012 worden afgerond, maar loopt nog steeds volgens de monitor.