V

Interne auditors en controllers lijken te hebben gefaald als gekeken wordt naar de vele schandalen waar we mee te maken hebben gehad. Ze hebben niet tijdig aan de bel getrokken. Dat vraagt om een kritische beschouwing op de ontwikkeling van hun vak en positie. Frank de Butter c.s. pleiten voor meer aandacht voor koppelzones tussen organisaties om daarmee onnodige transactiekosten (van samenwerking) te vermijden. Ze geven heel concreet advies over de mogelijkheden. Arie Molenkamp bracht een aantal artikelen over audit en control in een boek bij elkaar. Jaap Schaveling c.s. laten zien hoe systeemdenken kan voorkomen dat vraagstukken in een organisatie niet zakelijk genoeg worden benaderd. Wat dat systeemdenken dan concreet betekent, wordt in het boek uit de doeken gedaan.

Koppelzones – Lagere transactiekosten door organisatorische innovatie
Frank den Butter, Nanko Boerma, Jelle Joustra, Amsterdam: Futuro uitgevers, 2015, 114 blz., ISBN 9789492221100

De stichting Transactieland wil bereiken dat Nederland zijn rol als kennisleider op het gebied van transactiemanagement uitbouwt als verdienmodel voor de komende decennia. ‘Koppelzone’ is het begrip geworden dat de initiators van de stichting als kernbegrip hanteren.
Koppelzones vormen een georganiseerde manier van besluitvorming tussen belanghebbenden met verschillende, soms tegengestelde belangen. Het doel van deze organisatorische innovatie is de efficiency van de besluitvorming bij belangentegenstellingen te verhogen. De koppelzone wordt in het Engels aangeduid als matching zone. Het begrip ‘matching‘ of ‘koppeling‘ speelt een belangrijke rol in de moderne economische theorie over de beschrijving van fricties op markten. Het zijn zulke fricties, bijvoorbeeld vanwege onvolledige informatie en onbekendheid van de marktpartijen met elkaar, die voor transactiekosten zorgen. Waar lean management verspilling binnen een onderneming organiseert, doet transactiemanagement, zo definiëren de auteurs, dat tussen organisaties.
Den Butter, Boerma en Joustra hebben met dit boek een zeer goed leesbaar en zeer verantwoord document geleverd over een vraagstuk waar elke organisatie mee te maken heeft, maar waarvan het belang schromelijk onderschat wordt. Na de inleiding (1) op het vraagstuk wordt uitgelegd wat (o.a. de bronnen van) transactiekosten (2) zijn. Vervolgens (3) hoe daarop bespaard kan worden (met o.a. standaarden, ICT, transactiemanagement en het belang van vertrouwen). Daarna leggen de auteurs uit hoe een koppelzone helpt bij het leggen van waardevolle verbindingen (4). In lessen uit koppelzones (5) wordt ingegaan op de waarde ervan en worden de zes richtlijnen voor het opstellen van een koppelzone en de drie richtlijnen voor het management van koppelzones uit de doeken gedaan. In het afsluitende hoofdstuk (6) worden vier casestudies behandeld. Elk hoofdstuk kent een mooie literatuurlijst.
Gehanteerde begrippen worden ordentelijk gedefinieerd en in een helder kader geplaatst. Standaardisatie kan bijv. op veel manieren plaatsvinden en het koppelzoneconcept op vele manieren geordend worden. We zijn ons dagelijks nauwelijks bewust van alle manieren waarop we gebruikmaken van goed georganiseerde koppelzones. Er is geen industrie of overheid die er niet dagelijks mee bezig is. iDeal is het systeem waarmee we gemakkelijk alle manieren van betaling kunnen doen, maar dat alleen bestaat omdat (de drie grootste) banken de koppen bij elkaar hebben willen steken. Zo staat het boek vol mooie voorbeelden. Indien men koppelfricties wil voorkomen, zal aan vertrouwen gewerkt moeten worden en zullen voor- en nadelen van koppelingen adequaat verdeeld moeten worden. Met de typologieën van verdelingsscenario’s wordt een helder repertoire van denkrichtingen geboden. De adviezen waarmee de auteurs de lezers op pad sturen, zijn even simpel als ingewikkeld in hun dagelijkse toepassing.

Auditing internal control – De auditfunctie in perspectief
Arie Molenkamp, Deventer: Vakmedianet, 2015, 117 blz., ISBN 9789462760608

Arie Molenkamp heeft met deze bundel artikelen bij willen dragen aan het besef dat de geloofwaardigheid van de interne auditor in het geding is als er geen maatregelen worden genomen. In zeven hoofdstukken wordt de lezer meegenomen in de verschillende perspectieven op de rol en taakuitoefening van de interne auditor in relatie tot de zich ontwikkelende omgeving en het denken over diens opdracht. Molenkamp opent met artikelen over de verschijningsvormen van de interne auditfunctie (1) en vervolgt met die over het perspectief op de controller (2). Daarna gaat het over rolpatronen en gedrag (3). Na een intermezzo (4) over internal auditing vanuit een managementbenadering volgen misverstanden en lacunes in de praktijk (5), small audit shops (6) en toenemend toezicht (7).
Internal auditing moet bij de huidige concepten van besturing, beheersing, toezicht houden en afleggen van verantwoording gezien worden als de invulling van de noodzakelijke toetsingsfase binnen de managementcyclus. De internal auditfunctie zou als een zelfstandige, onafhankelijke organisatorische entiteit dienen te worden geïnstitutionaliseerd. De selectie van uit te voeren onderzoek zou rechtstreeks door de raad van bestuur plaats moeten vinden. Internal auditing richt zich op de vertaling, de uitwerking en de inbedding van infrastructurele maatregelen op het gebied van organiseren en informatiseren, alsmede op de feedback hierover naar de raad van bestuur.
Vraagstukken als de samenhang van en het onderscheid tussen compliance, risicomanagement en auditing worden uiteengezet. In de drie lijnen van defensie die een goede organisatie kenmerken, behoren de eerste twee (compliance en risicomanagement) bij de tweede defensielijn, en auditing is de derde. Voor de auditor is het een leuk boek als deze geïnteresseerd is in de discussies die over zijn rol gevoerd worden. Helaas is de opbouw van het boek minder logisch als die in eerste instantie leek. Thema’s lopen door elkaar, letterlijk gelijke teksten komen op meerdere plekken voor. Een beetje interne controle zou niet hebben misstaan.

Systeemdenken voor managers – Wijs omgaan met onze organisaties
Jaap Schaveling, Bill Bryan, Amsterdam: Academic Service, 2015, 136 blz., ISBN 9789462201583

Managers lijken soms rondjes te rennen in een tredmolen van probleem-oplossingprobleem- oplossing. Jaap Schaveling en Bill Brian proberen duidelijk te maken dat leiders nodig zijn die de complexiteit van de snel veranderende werkelijkheid kunnen zien. Met hun boek proberen ze de blik van de lezer te verruimen. Het boek is gebaseerd op de evergreen Systeemdenken, van goed bedoeld naar goed doen. Ze willen managers aanspreken op het kijken naar dieperliggende patronen en het gebruiken van wilskracht om vervolgens wijs te handelen. Dat vraagt mensen die niet handelen vanuit eigen belang, maar die zich tevens afvragen of dat wat zij willen goed is voor de omgeving. Mensen ook die zich realiseren dat hun eigen mentale programmering oplossingen in de weg kunnen staan.

Manager dienen wijs om te gaan met dilemma’s (1), vanuit een systematische kijk op organisaties (2), vanuit het waardencreatiemodel (3). De belangrijkste bedreiging voor het businessmodel is niet verder kijken dan de volgende drinkplaats (4), niet ver genoeg om je heen kijken (5), en/of realiteitsangst (6) – uitgewerkt in totaal negen bedreigingen. Daar zetten de auteurs de reflecties van de systeemdenker tegenover (7), welke in vogelvlucht in een aantal patronen concreet hanteerbaar gemaakt worden (8). Het boek laat zich gemakkelijk lezen, maar brengt weinig nieuws. De gegeven literatuurlijst is zeer beperkt. Elk besproken patroon wordt getekend om de lezer ook beeldend mee te nemen in de denklijnen. Klassiekers als de strategische functietypologie krijgen een plek. De systeemdenker kent de waardencreatieloop van de organisatie, denkt holistisch, maakt een eerlijk assessment van de (huidige) situatie en ontdekt onbesproken aannamen. Deze verifieert of je wel over hetzelfde praat als de anderen, zorgt voor perspectiefwisselingen, richt zich op fundamentele vragen en gebruikt geen grote hamers. Maar gaat vooral ook op zoek naar hefbomen en stelt zich zelf voortdurend (standaard)vragen.

Drs. H.J.M. ter Braak is docent Strategie en Verandermanagement aan de Vrije Universiteit Amsterdam en organisatieadviseur bij Wagenaarhoes.