Perspectieven op goede informatie

De Studiegroep Informatiesamenleving en Overheid adviseert over een succesvolle ontwikkeling van de digitalisering bij de overheid. Franssen en Arets bieden een maturiteitsmodel voor managementcontrol in situaties waarin organisaties tegelijkertijd het beheer op orde willen houden en innoveren. 

Verplichte literatuur voor commissarissen en bestuurders – Professionaliteit in governance

Hans Strikwerda en Jaap ten Wolde, Deventer: Vakmedianet, 265 blz., ISBN9789462761612

Hans Strikwerda en Jaap ten Wolde leveren een goed boek over integriteit af, resulterend in achttien even praktische als verantwoorde adviezen in het laatste hoofdstuk (8). Ze leggen uit waarom het zomis gaat (1), wat integriteit is (2), wat het in de praktijk is (3) en wat het vraagt van de professionele commissaris (4), maar ook welke soorten organisaties en toezicht te onderscheiden zijn (5) en welke eisen integer besturen stelt (6). De bijdragen van andere personen en organen krijgen ook een apart hoofdstuk (7). ‘Regel is regel’ is geen integer uitgangspunt. Gedetailleerd omschreven geboden en verboden dragen zelden bij. De auteurs maken een helder onderscheid tussen de karakteristieken van een compliance­strategie en een integriteitsstrategie, en vertellen over de implementatie van beide. 

De auteurs zijn kritisch op de Nederlandse Corporate Governance Code uit 2016. Wat ze beargumenteren door te wijzen op de beperkte visie, die zich te veel focust op de stakeholders en te weinig op het algemeen belang. De interpretatie van integer gedrag, beperkt tot dat van compliance, richt zich te veel op de regels en te weinig op verantwoordelijkheidsgevoel. De auteurs bieden een gedragscode met slechts vijf regels. Daarbij nemen ze het woord ‘cultuur’ overigens met een korreltje zout. Ze adviseren te stoppen met het manipuleren van medewerkers door cultuurprogramma’s, maar vragen open en helder te zijn. Door gebruik te maken van bekende en nieuwe, zich ontwikkelende technieken uit de managementwetenschappen, die vragen om een veilig psychologisch klimaat en een klokkenluidersregeling, in systemen gecodificeerde normen met streef-en grenswaarden, met regelmatige interne audits, vertrouwenspersonen, enquêtes onder medewerkers en een bestuur dat, waar daar aanleiding voor is, ingrijpt. Sanctiebeleid wordt uitgewerkt.

De professionele commissaris is rol­bewust. Deze heeft het proces van toezicht houden onder de knie, en kennis van het menselijke gedrag en toegang tot de relevante informatie. Kernvragen worden toegelicht en de adviestaak uitgewerkt. De digitale commissaris heeft een plek. In een kort hoofdstuk wordt ingegaan op de verschillende soorten van organisaties en wat die aan toezicht vragen. De vrouwelijke commissarissen doen het vast beter. Al met al een goed toegankelijk en onderhoudend boek, met als boodschap dat integriteit is gebaseerd op morele autonomie.

Maak Waar!

Studiegroep Informatiesamenleving en Overheid, april 2017, 71 blz.

Met de oproep ‘Maak waar!’ legt deze studiegroep een forse claim op zittende en komende bestuurders op politiek en ambtelijk niveau, bij alle over­heden. Digitalisering heeft veel positieve effecten op het functioneren van de samenleving en kan een grote bijdrage leveren aan de productiviteit, werkgelegenheid en het maatschappelijk welzijn (OECD 2017).

De Nederlandse overheid is vooralsnog onvoldoende toegerust op deze digitale transformatie. De grote maatschappelijke impact van digitalisering staat onvoldoende op het netvlies van bestuurders en politici, en is door de bank genomen geen integraal onderdeel van hun denken en doen (AWTi, 2015). Conform de opdracht richt het rapport zich op de digitale basis­infrastructuur, digitale dienstverlening en het digitale leiderschap van de overheid. 

Trends worden beschreven en de uitdagingen gedefinieerd. De digitale overheid verlaat zich daarbij op een ecosysteem van overheidspartijen, niet-gouvernementele organisaties, het bedrijfsleven en organisaties van burgers, en op individuen die door de interactie met de overheid bijdragen aan de productie en de toegang tot data, diensten en content. De werking van dit ecosysteem is beslissend voor de mate waarin de overheid erin slaagt om digitale technologie te gebruiken en in te zetten voor burgers en bedrijven. Digitalisering van de overheid vergt een radicale omkering van houding.

De digitale basisinfrastructuur (Generieke Digitale Infrastructuur, GDI) wordt bestempeld tot vitale infrastructuur voor Nederland. De financiering moet inclusief doorontwikkeling en innovatie, structureel geborgd worden. Alle bewindslieden en bestuurders bij de medeoverheden moeten zich realiseren dat ICT en digitalisering kern zijn van hun primaire processen, in de zorg, op het gebied van veiligheid, in infrastructuur, in het sociaal domein et cetera; en dat zij daar ten volle verantwoordelijk voor zijn. ‘Eén overheid’ in dienstverlening en uitvoering naar en voor burgers en bedrijven, dat is wat verdere digitalisering van de overheid moet bewerkstelligen. 

Digitalisering is daarmee een opdracht aan de overheden gezamenlijk; het is een interbestuurlijke verantwoordelijkheid. De ontwikkeling en besluit­vorming zal door gemeenten, rijk en andere overheden hand-in-hand moeten worden opgepakt. De digitale overheid is een board room decision. De taakopdracht is breed: op programmatische basis bijeenbrengen hoe de economie en de overheid zo productief mogelijk te digitaliseren en tegelijkertijd publieke belangen te borgen. Het rapport biedt een basis voor het inrichten van een programmeringscyclus, een meerjarig overheidsbreed programma met jaarlijkse updates en digitalisering­programma’s voor inhoudelijke domeinen. Dat maakt acties voor de ontwikkeling van de digitale overheid concreet. Voor bestuurders, controllers en managers in het publieke domein is dit een belangrijk rapport.

Management control – Dynamisch balanceren tussen basis op orde en innovatie

Maurice Franssen en Michelle Arets, Deventer: Vakmedianet, 2015, 375 blz. ISBN9789462760639

Samen met vijftien andere auteurs brengen Franssen en Arets inzicht in wat managementcontrol nu vraagt om enerzijds de basis op orde te hebben en anderzijds te innoveren. Operational effectiveness en innovatie vormen de uitdaging. Beide werelden hebben een eigen karakter en vragen om een andere manier van management­control. Het is de uitdaging voor organisaties de juiste benadering op beide gebieden te hanteren. Wie de basis niet op orde heeft, verliest zoveel energie aan het blussen van de brandjes dat hij onvoldoende toekomt aan innovatie en in de organisatiehoek vaak ook aan geloofwaardigheid inboet.

Organisaties die innoveren hebben de neiging incidentele overzichten te maken, zonder dat duidelijk is of deze echt iets toevoegen aan de organisatie. Het managementcontrolsysteem dient in dezelfde mate ontwikkeld te worden als de organisatie zelf. Er zal een juiste mix tussen analyserend vermogen, verandervermogen en transformatie moeten komen met mensgerichte en instrumentele controles in een dynamische en effectieve balans. 

Alle bekende literatuur krijgt een plek. Vrijwel elk hoofdstuk wordt afgesloten met de consequenties voor hun nieuwe maturiteitsmodel, met tips, een literatuurlijst en een casus waarin het beschrevene wordt geïllustreerd. De complexe realiteit wordt vereenvoudigd. Naast KPI’s ontstaan OKR’s (objectives & keyresults) en BKI’s (key behavour indicators) die korte cycli van experimenten en snelle groei faciliteren. 

Organisaties moeten slimmer worden. Interne en externe data verbinden. Budgettering en forecasting dienen strikt gescheiden te worden, met beide een geheel andere dynamiek. Waar budgettering in de plan&do-fase gepositioneerd moet worden, zit forecasting in de check&act-fase. 

Voor iedereen die met zijn organisatie wil innoveren en zijn management­control op orde wil houden biedt het boek stof tot nadenken en een goede bron van inspiratie om tot de juiste maatregelen te komen.