Accountant vriend of vijand

In dit artikel wordt de verwachtingskloof met betrekking tot de externe accountant behandeld die bestaat bij de samenleving in het algemeen en de lokale overheid in het bijzonder. Tevens wordt de lokale overheid bekeken door de bril van de accountant. Het spanningsveld dat hierdoor ontstaat, verdiende de nodige aandacht.

Algemeen

Governance

Een gemeente of lokale overheid (organisatie) kent in relatie tot een jaarrekening drie belangrijke organen:

• de (gemeente)raad met de auditcommissie;
• het college;
• de werkorganisatie.

De jaarrekening is in feite niets anders dan een financiële verantwoording opgesteld door de werkorganisatie.

Communicare necesse est

De rode draad in de relatie tussen accountant en organisatie is communicatie.

Gaandeweg het proces van offerte, controle en rapportage wordt door beide partijen wel gesproken maar niet voldoende naar elkaar geluisterd. Wij noemen u vier voorbeelden:

(1) De accountant wordt bij aanbesteding niet in de gelegenheid gesteld echt inzicht in de administratieve organisatie van de gemeente te krijgen. Er wordt volstaan met algemeenheden en een schriftelijke vragenronde. Het gevolg is dat er voorbehouden in vaktechnische bewoordingen worden gemaakt. In het gunstigste geval wordt het een en ander toegelicht, doch de kans is levensgroot dat de betrokkenen de essentie en consequenties daarvan ontgaan.

(2) Veelal volstaat de accountant met het verstrekken van een PBC-lijst (Prepared by Client), zonder deze toe te lichten. De bedoeling is afspraken te maken over data, welke informatie de accountant nodig heeft en wanneer en hoe hij zijn werkzaamheden gaat doen. Er wordt niet op de consequenties gewezen indien afspraken niet nagekomen worden.

(3) Er wordt onvoldoende gecommuniceerd over de geconstateerde fouten en onzekerheden. Indien dit niet wordt opgevolgd heeft dit consequenties voor de toekomst.

(4) Van de kant van de gemeente denk ik aan het voorbeeld dat er wel geopperd wordt dat men waarderingsgrondslagen veranderd heeft en dit onvoldoende vermeldt voorafgaand aan de controle.

Communiceren is en blijft tweerichtingsverkeer en indien dit niet goed loopt ontstaat er irritatie. Dit leidt tot een verharding van standpunten die een soepel verloop van het proces in de weg staat. Boodschappen worden afgegeven en dienen te worden gehoord. Men dient te controleren of de boodschappen aangekomen zijn. Dat gebeurt over het algemeen onvoldoende. Dit kan leiden tot verstoorde relaties. Het gevaar van een vertrouwensbreuk ligt op de loer.

Offertetraject en meerwerk

Een goed begin is het halve werk, luidt een bekend gezegde. Daar gaat het vaak fout bij de aanbesteding ofwel het offertetraject. Door de prijsdruk gaat de accountant over het algemeen uit van een organisatie die volledig in control is. De ‘organisatie’ herkent zich hier maar al te graag in. Tijdens de controle blijken er hiaten in de interne beheersing en komen de onvolkomenheden aan het licht, die leiden tot extra werkzaamheden van zowel de accountant als de organisatie.

Verder bestaat er bij veel organisaties onduidelijkheid over het steunen van de accountant op de werking van interne beheersing. Accountants hebben op grond van regelgeving voor accountants (NV COS, Nadere Voorschriften Controle- en Overige Standaarden) aangegeven niet te kunnen steunen op de interne controlewerkzaamheden van de organisaties. De externe accountant heeft de ongedeelde verantwoordelijkheid. Dat wil zeggen dat diens verantwoordelijkheid niet wordt verminderd als hij gebruikmaakt van de werkzaamheden van een internal audit-functie of interne auditors (reden: afhankelijkheid van internal auditors).

Dat leidt ertoe dat er in veel gevallen ten onrechte van wordt uitgegaan dat de interne controle tot een belangrijke vermindering van de werkzaamheden van de externe accountant zal leiden. Ten gevolge van dit alles treedt er in de meeste gevallen meerwerk op. Meerwerk waarvan in de meeste gevallen te laat melding wordt gemaakt.

Proces

Controleverschillen

Een ander opvallend punt is dat controleverschillen op de werkvloer worden opgelost zonder dat deze zijn gerapporteerd. Dit leidt ertoe dat geen lering wordt getrokken uit de geconstateerde verschillen. Ofwel, het lerend vermogen van de organisatie wordt onvoldoende benut. Tevens wordt hiermee het risico gelopen dat in een volgend jaar dezelfde verschillen zullen optreden.

Bestendige gedragslijn en flexibiliteit

Interpretatie van de grondslagen van waardering en resultaatbepaling (denk hierbij ook aan de toepassing van de BBV) kunnen leiden tot het doorbreken van de bestendige gedragslijn. Een actieve rol van de accountant op de naleving hiervan mag worden verwacht. Hierop wordt vaak onvoldoende adequaat geanticipeerd.

Personeel

Een toenemend probleem vormt de bemensing van de controleteams door de accountant. Doordat diverse kantoren zich van de markt voor de lokale overheden hebben teruggetrokken alsmede door de nieuwe regelgeving (o.a. BBV) verdwijnt er expertise bij de accountantskantoren.

Daarnaast is ook bij de lokale overheden zelf de invulling van de functies van control en finance een probleem.

Informatie

De door de organisatie vooraf op te leveren informatie is over het algemeen onvoldoende expliciet aangegeven en/of begrepen. Ook wordt in toenemende mate gebruikgemaakt van het digitaal aanleveren van de nodige informatie, die door accountantskantoren via query’s en data-analyse kan worden beoordeeld.

Het is nog maar de vraag of de organisaties hier al in voldoende mate toe in staat zijn. De discrepantie tussen de iPad-generatie van de accountantskantoren en het ambtenarenapparaat doet zich ook hier gevoelen.

Opleverdata

Wat betreft timing is er over het algemeen ook de nodige discussie. Planningen zijn heden ten dage zo strak dat de minste afwijking tot overschrijding van geplande uren leidt. Daarbij komt dat de datum van 15 juli voor de lokale overheden een bij wet verplichte datum is voor het aanleveren van de jaarrekening. Een krampachtige situatie waar menige gemeente, zeker gezien de problematiek van het sociaal domein, mee worstelt.

Management letter

Er wordt over het algemeen onvoldoende aandacht gegeven aan de opmerkingen in de management letter van de accountant. Er worden toezeggingen gedaan die niet worden opgevolgd. Dit kan leiden tot extra werkzaamheden in volgende jaren.

Aanbevelingen

Lokale overheid

In het proces bij het opstellen van de jaarrekening is de organisatie leidend en de accountant volgend. Dit proces omvat de verantwoording, interne controle en samenstelling. De organisatie dient de kwaliteit omtrent de tijdige oplevering van de jaarrekening te borgen. De organisatie zal de leidende rol in het proces moeten nemen. Hiermee wordt bedoeld dat als de accountant laat is of geheel niet communiceert de organisatie aan de bel moet trekken.

De organisatie moet eenduidige proceseigenaren benoemen. Deze hebben ook de verantwoordelijkheid voor de jaarrekening met een daarbij behorend dossier. Er zal gekeken, moeten worden naar het opbouwen van een goed balansdossier, welke voor de accountant ook goed toegankelijk is.

Er zal een heldere overlegstructuur moeten worden gecreëerd in de vorm van aanspreekpunten voor de werkorganisatie, met een daarbij behorende functionaris die bij verschil van mening kan worden geraadpleegd.

In het aanbestedingsproces dient aan de accountant inzicht gegeven te worden hoe de organisatie functioneert. Daarbij dient aan de accountant de gelegenheid te worden geboden met de deskundigen van de organisatie in gesprek te gaan.

Accountant

De accountant moet voorafgaand aan het controleproces duidelijk aangeven wat het auditplan, de tijdsbesteding en planning is. In dit overleg moeten de werkafspraken en wederzijdse verwachtingen worden uitgesproken. De accountant dient de controle zodanig te plannen dat geconstateerde fouten tijdig hersteld kunnen worden.

Gedurende het proces zullen de verwachtingen moeten worden gemanaged. Tijd moet worden ingeruimd voor tussentijdse evaluaties. Wanneer bevindingen leiden tot aanpassingen in de controle met vertraging, dient dit tijdig te worden gecommuniceerd aan degene die bij de organisatie de regie voert.

De communicatie kan voor een groot deel schriftelijk plaatsvinden. Mondelinge communicatie in de vorm van toelichting geven en vragen verduidelijken is essentieel. Hierdoor is het proces van beantwoording van vragen efficiënter, er wordt een beter inzicht gekregen waarom het een en ander gebeurt. Het levert in ieder geval minder irritatie op, maar wel begrip van partijen. Zowel de accountant als de organisatie moet te allen tijde beseffen dat er nuanceverschillen in de interpretatie van de grondslagen kunnen zijn. De accountant zal derhalve goed (en ook tijdig) moeten aangeven waarom hij iets fout vindt. Hij zal ook oor moeten hebben voor andere interpretaties en hierover in gesprek dienen te gaan.

Conclusie

Met de accountant als vriend in plaats van vijand komt de organisatie tot verbeteringen, meer efficiency en effectiviteit. Dit leidt tot een betere interne beheersing en mogelijk besparingen.

F. Vrolijk is directeur van Kies Uw Accountant B.V. en heeft als internal auditor en CFO vaak gezien hoe het mis kan gaan in de relatie met een accountant. J. Kies, is directeur van Kies Uw Accountant B.V. en registeraccountant.